Jaarcongres organiseren: checklist en planning

Een jaarcongres vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je moet deelnemersregistratie, sprekers, presentaties, catering, techniek en bewegwijzering op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna terug vanaf de congresdag. Controleer in de laatste week vooral de deelnemerslijst, dieetwensen, presentaties en technische aansluitingen. De volledige checklist helpt je om niets te laat te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma definitief maken
3 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Presentaties opvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Parkeerinformatie versturen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Meubilair reserveren
Fotograaf reserveren
Naamkaartjes ontwerpen
Programma's opmaken
Bewegwijzering ontwerpen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Definitieve dieetlijst delen
2 personen
Catering aantallen bevestigen
Sprekersbriefing versturen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Materialen inkopen
2 personen
Naamkaartjes printen
2 personen
Programma's printen
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
4 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Presentaties testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren
3 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
3 personen
Diner serveren
6 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Fotomomenten verzorgen
Technische ondersteuning bieden
2 personen
Laatste aankondiging doen

Nazorg

Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek afbouwen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Foto's veilig opslaan
Bedankbericht versturen
Presentaties nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 165
Tafelsaantal 22
Statafelsaantal 18
Spreektafel
Kleedkamerrekaantal 2

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 22
Bloemstukkenaantal 12
Naambordjesaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 12

Materialen

Naamkaartjesaantal 165
Lanyardsaantal 165
Programmaboekjesaantal 165
Notitieblokkenaantal 165
Balpennenaantal 180
Registratielijstenaantal 6
Pennenaantal 24
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Stiftenaantal 12
Naamstickersaantal 40
Pijlbordenaantal 18

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stofzuigeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma eerst vast. Bevestig sprekers daarna zo snel mogelijk, zodat je presentaties en een definitieve sprekersbriefing uiterlijk één week voor het congres kunt opvragen.
Open de aanmelding zodra het programma en de locatiegegevens kloppen. Vraag dieetwensen direct uit en stuur vervoers- en parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf naar de deelnemers.
Plan een technische test met beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker en microfoons. Controleer iedere presentatie uiterlijk de dag vóór het congres op lettertypen, video’s en beeldverhouding.
Bevestig catering aantallen pas na controle van de deelnemerslijst en de definitieve dieetlijst. Tel ook koffie, water en servies mee voor elk programmaonderdeel, niet alleen voor de lunch of het diner.
Maak naamkaartjes, programma’s en bewegwijzering niet op het laatste moment. Print naamkaartjes en controleer tafels, stoelen, statafels, spreektafel, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf op locatie.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jaarcongres organiseren en plannen?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Reserveer catering, techniek en meubilair zodra de congresdatum en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn.
Wanneer moet ik sprekers voor een jaarcongres bevestigen?: Bevestig sprekers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vraag hun presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op en controleer alle bestanden uiterlijk 1 dag vooraf.
Hoeveel dagen van tevoren moet de catering voor een jaarcongres definitief zijn?: Bevestig aantallen en dieetwensen meestal 5 tot 7 dagen vooraf met de cateraar. Gebruik daarvoor een gecontroleerde deelnemerslijst, zodat vegetarische, veganistische en allergie-informatie klopt.
Wat moet ik de dag voor een jaarcongres controleren?: Controleer 1 dag vooraf de presentaties, techniek, naamkaartjes, bewegwijzering, catering aantallen en de zaalopstelling. Test ook alle microfoons, de beamer, de laptop en de presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.