Checklist pour organiser un congrès annuel

Un congrès annuel se prépare par étapes, car le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique avancent en parallèle. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis verrouillez le contenu avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les participants, les besoins alimentaires, les présentations et le matériel technique. Cette checklist regroupe les échéances à ne pas laisser au dernier moment, des badges nominatifs jusqu’aux microphones et aux quantités de restauration.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Demander les présentations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Envoyer les infos de parking
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Réserver le mobilier
Réserver le photographe
Concevoir les badges nominatifs
Mettre en page les programmes
Concevoir la signalétique
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Partager la liste alimentaire définitive
2 personnes
Confirmer les quantités de catering
Envoyer le briefing des intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Acheter le matériel
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Préparer les packs participants
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les repas diététiques
3 personnes
Servir le dîner
6 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Gérer les moments photo
Fournir une assistance technique
2 personnes
Faire la dernière annonce

Suivi

Récupérer les objets oubliés
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Démonter la technique
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
Relancer les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 165
Tablesqté 22
Tables hautesqté 18
Table de prise de parole
Portant de vestiaireqté 2

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Microphonesqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8

Décoration

Nappesqté 22
Compositions floralesqté 12
Badges nominatifsqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12

Matériel

Badges nominatifsqté 165
Lanyardsqté 165
Brochures du programmeqté 165
Blocs-notesqté 165
Stylos à billeqté 180
Listes d'inscriptionqté 6
Stylosqté 24
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Marqueursqté 12
Étiquettes nominativesqté 40
Panneaux indicateursqté 18

Nettoyage

Poubellesqté 12
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Aspirateurqté 2

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations : les changements ultérieurs compliquent les inscriptions et les informations de transport.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme et les intervenants sont suffisamment stables. Prévoyez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires avant de confirmer le catering.
Demandez les présentations plusieurs jours avant le congrès et vérifiez-les sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Testez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et le cliqueur.
Ne commandez pas le mobilier et la technique sans vérifier la configuration de la salle : comptez les chaises, tables, tables hautes et prises nécessaires, puis ajoutez les rallonges et multiprises adaptées.
Imprimez les badges nominatifs seulement après la dernière vérification de la liste des participants. Préparez également la signalétique, les programmes et le briefing des intervenants pour éviter les corrections à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès annuel ?: Commencez idéalement plusieurs mois avant la date prévue, avec la confirmation du lieu, du programme et des principaux intervenants. Ouvrez les inscriptions dès que ces éléments sont suffisamment stabilisés.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Fixez ensuite une date limite d’inscription et une échéance précise pour les besoins alimentaires, le transport et le parking.
Quand confirmer le nombre de repas pour un congrès ?: Attendez la clôture ou la dernière mise à jour importante des inscriptions, puis vérifiez la liste alimentaire définitive. Transmettez les quantités au traiteur suffisamment tôt pour ajuster les repas, les boissons, les assiettes, les verres et les couverts.
Combien de temps avant un congrès faut-il tester la technique ?: Effectuez un test complet avant le jour J, puis prévoyez une nouvelle vérification à l’arrivée sur place. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le cliqueur, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et les multiprises.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.