Jahreskongress organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Referenten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress fest. Fordere Präsentationen früh an, damit Änderungen nicht erst am Vorabend auffallen.
• Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Datum, Ort und die wichtigsten Programmpunkte bestätigt sind. Verschicke Transport- und Parkinformationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress.
• Teile dem Catering die endgültige Diätliste 3 bis 5 Tage vorher mit und bestätige dann auch die Mengen. Plane Getränke für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person.
• Prüfe die Präsentationstechnik mindestens 2 Stunden vor Beginn: Beamer, Leinwand, Laptop, Klicker, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Verlängerungskabel müssen am vorgesehenen Platz funktionieren.
• Drucke Namensschilder und Programme nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere die Teilnehmerliste am Vortag und stelle zusätzlich Tischdecken, Blumenarrangements sowie Geschirr und Servierausstattung für das Catering bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jahreskongress organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Datum, Ort und Budget. Programm und Referenten sollten 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress feststehen, damit Einladungen, Technik und Catering rechtzeitig koordiniert werden können.

Wann sollte man die Einladungen zum Jahreskongress verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens 4 bis 6 Wochen geöffnet und setze einen klaren Anmeldeschluss, damit Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche planbar werden.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 2 Wochen vor dem Kongress an. Prüfe sie innerhalb der letzten 7 Tage auf Format, Ton, Videos und Kompatibilität mit dem vorgesehenen Laptop und Beamer.

Wie viel Catering braucht man für einen Jahreskongress?

Bestätige die Catering-Mengen 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung anhand der aktuellen Teilnehmerliste. Teile die endgültige Diätliste ebenfalls in diesem Zeitraum und rechne Getränke für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person.

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