Checklist voor een goed georganiseerde inzamelingsactie

Een inzamelingsactie vraagt om meer dan een donatiebox en een tafel. Je moet vooraf bepalen waar de opbrengst naartoe gaat, hoe mensen betalen en wie op welk moment helpt. Daarna volgen praktische zaken zoals vergunningen, zaalindeling, hapjes, allergeneninformatie en een getest betaalapparaat. Met deze checklist werk je van plan naar uitvoering en voorkom je dat donatie-informatie, wisselgeld of sleutels pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en opbrengstbestemming vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Reserveringen maken
Begroting en streefbedrag opstellen
2 personen
Betaalwijze voor donaties kiezen
2 personen
Donatieboxen regelen
2 personen
Affiche en online bericht maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster invullen
2 personen
Donatie-informatie afdrukken
Prijslijst en betaalinstructies maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad herbruikbare spullen controleren
2 personen
Betaalapparaat testen
Contant wisselgeld regelen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Etiketten en allergenenkaarten maken
2 personen
Contant geld veilig verpakken
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Donatiebalie inrichten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting en speakers testen
2 personen
Hapjes en dranken klaarzetten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Eten en drinken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Bezoekers informeren over doel
2 personen
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Donatieboxen afsluiten
2 personen

Nazorg

Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Spullen sorteren en inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Donaties tellen en overmaken
2 personen
Opbrengst aan deelnemers melden
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Krattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 80
Kopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmaalsmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Spandoekenaantal 3
Tafeldecoratieaantal 8
Fotolijstenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Vloermoppenaantal 3
Handvegersaantal 2

Catering

Donatieboxenaantal 3
Kassabakkenaantal 2
Prijslijstenaantal 6
Naambadgesaantal 40
Kleingeldbakjesaantal 4
Boodschappen

Tips

Leg het doel en streefbedrag vroeg vast en zet op elk affiche, online bericht en informatieblad waarvoor mensen doneren. Zo hoeven vrijwilligers tijdens de actie niet steeds dezelfde uitleg te geven.
Plan de betaalwijze vóór je uitnodigingen verstuurt. Test het betaalapparaat en de betaalterminal vooraf, regel contant wisselgeld en wijs één persoon aan die het geld veilig verpakt.
Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok en plan naast ontvangst ook bezetting voor de donatie-informatie, het buffet en de afsluiting. Houd minimaal één reservepersoon achter de hand voor uitval.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en maak etiketten of allergenenkaarten voor alle hapjes. Bewaar voorbereide hapjes in vershoudbakken en houd dranken gekoeld in koelboxen met koelelementen.
Controleer op de dag zelf eerst de entree, zaalindeling, stroompunten en locatiesleutels. Test speakers, waterkokers, koffiezetapparaten en betaalapparatuur voordat bezoekers binnenkomen, niet tijdens de eerste donaties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inzamelingsactie organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met het doel, de locatie, vergunningen, begroting en betaalwijze. Verstuur uitnodigingen en publiciteit bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de actie.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een inzamelingsactie?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost en plan daarnaast 1 reservepersoon per 5 tot 8 vrijwilligers. Voor ontvangst, donatie-informatie, buffet, betalingen en opruimen kom je vaak uit op 6 tot 10 mensen.
Hoeveel contant wisselgeld heb ik nodig?: Leg een aparte wisselgeldkas klaar die past bij je verwachte contante betalingen; voor een kleine actie is €50 tot €100 aan kleingeld vaak een praktisch startpunt. Noteer het beginbedrag en verpak het contante geld na afloop veilig.
Wanneer moet ik hapjes en dranken regelen?: Controleer de boodschappenlijst uiterlijk 1 week vooraf en doe bederfelijke boodschappen 1 tot 2 dagen voor de actie. Koel dranken op de dag ervoor en bereid hapjes zo dicht mogelijk op het evenement, met etiketten voor allergenen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.