Sammelaktion organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Sammelaktion braucht mehr als eine Spendenbox und einen Termin. Lege zuerst Zweck, Zielbetrag und Zahlungsweg fest, bevor du Raum, Helfer und Material koordinierst. In den letzten Tagen zählen vor allem praktische Details: Anmeldungen, Allergene, Wechselgeld, gekühlte Getränke und ein getestetes Kartenterminal. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung, den Einkauf und die Kontrolle am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Zweck und Spendenverwendung festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Reservierungen vornehmen
Budget und Zielbetrag festlegen
2 Personen
Zahlungsart für Spenden wählen
2 Personen
Spendenboxen organisieren
2 Personen
Plakat und Online-Beitrag erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwilligenplan ausfüllen
2 Personen
Spendeninformationen drucken
Preisliste und Zahlungsanweisungen erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Bestand an wiederverwendbaren Materialien prüfen
2 Personen
Bezahlterminal testen
Bargeldwechsel organisieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Etiketten und Allergenkarten erstellen
2 Personen
Bargeld sicher verpacken
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Spendenstand einrichten
2 Personen
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Licht und Lautsprecher testen
2 Personen
Snacks und Getränke bereitstellen
4 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Essen und Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Besucher über den Zweck informieren
2 Personen
Abfall und leere Verpackungen sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Letzte Spenden bearbeiten
2 Personen
Spendenboxen abschließen
2 Personen
Nachbereitung
Möbel abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Material sortieren und einpacken
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Spenden zählen und überweisen
2 Personen
Ertrag an die Teilnehmer melden
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
- KistenAnz. 8
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 30
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- TassenAnz. 40
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- MobiltelefoneAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 12
Dekoration
- BannerAnz. 3
- TischdekorationAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BodenwischerAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
Catering
- SpendendosenAnz. 3
- KassenboxenAnz. 2
- PreislisteAnz. 6
- NamensschilderAnz. 40
- KleingeldschalenAnz. 4
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Spendenziel und die Verwendung des Geldes spätestens 3 bis 4 Wochen vorher schriftlich fest. So kannst du Plakat, Online-Beitrag und Spendeninformationen einheitlich formulieren.
- Plane für jeden Einsatzbereich mindestens eine zuständige Person ein und erstelle den Freiwilligenplan 7 Tage vorher. Berücksichtige dabei Aufbau, Einlass, Spendenannahme, Verpflegung und Abbau.
- Teste Kartenterminals und Zahlungsanweisungen spätestens am Vortag. Organisiere zusätzlich Bargeldwechsel und verpacke das Bargeld erst kurz vor Beginn sicher.
- Prüfe 2 bis 3 Tage vorher, ob Mehrweg-Teller, Schüsseln, Becher, Besteck und Servierutensilien vollständig vorhanden sind. Fehlende Ausstattung fällt beim Einkauf oft zu spät auf.
- Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Start und bringe Snacks erst nach der Kontrolle von Etiketten und Allergenkarten auf den Tisch. Hole den Standortschlüssel früh genug ab, damit Aufbau und Eingangskontrolle nicht unter Zeitdruck geraten.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Sammelaktion organisieren?
- Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Spendenzweck, Zielbetrag, Ort und möglichen Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin laufen.
- Wie viele Helfer brauche ich für eine Sammelaktion?
- Plane mindestens 1 Person für die Koordination, 2 für Einlass und Spendenannahme sowie 2 für Verpflegung und Aufbau ein. Bei mehr als 50 Gästen brauchst du zusätzliche Helfer für Ausgabe und Abbau.
- Wann soll ich Getränke und Snacks für eine Sammelaktion vorbereiten?
- Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher. Bereite Snacks am Veranstaltungstag so spät wie möglich vor und stelle Allergenkarten sowie Servierschalen spätestens 30 Minuten vor Beginn bereit.
- Was muss ich am Tag der Sammelaktion zuerst prüfen?
- Kontrolliere beim Öffnen zuerst Saal, Eingang, Raumaufteilung, Stromanschlüsse und Lautsprecher. Plane dafür mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein und teste danach Zahlungsterminal und Spendenboxen.
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