Checklist pour organiser une collecte de fonds
Une collecte de fonds réussie repose sur un objectif précis, un budget suivi et une organisation claire le jour J. Commence par définir la destination des bénéfices, puis confirme le lieu, les autorisations et le mode de paiement des dons. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le planning des bénévoles doivent être finalisés avant les achats. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à la remise des clés et au contrôle de la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l’objectif et la destination des bénéfices
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Faire les réservations
Établir le budget et l’objectif de collecte
2 personnes
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Prévoir des boîtes de dons
2 personnes
Créer une affiche et un message en ligne
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Remplir le planning des bénévoles
2 personnes
Imprimer les informations sur les dons
Établir la liste des prix et les instructions de paiement
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de matériel réutilisable
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Prévoir de la monnaie
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer les étiquettes et les cartes d’allergènes
2 personnes
Conditionner l’argent liquide en toute sécurité
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le stand de dons
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage et les enceintes
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir à manger et à boire
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Informer les visiteurs sur l’objectif
2 personnes
Collecter les déchets et les emballages vides
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Fermer les boîtes de dons
2 personnes
Suivi
Démonter le mobilier
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Trier et emballer les affaires
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Compter et virer les dons
2 personnes
Annoncer le montant récolté aux participants
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Tables de buffetqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
- Nappesqté 8
- Caissesqté 8
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 30
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tassesqté 40
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Téléphones portablesqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Verres doseursqté 2
- Papier aluminiumqté 2
- Boîtes de conservationqté 12
- Pains de glaceqté 12
Décoration
- Banderolesqté 3
- Décoration de tableqté 8
- Cadres photoqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balais à mainqté 2
Catering
- Boîtes à donsqté 3
- Tiroirs-caissesqté 2
- Listes de prixqté 6
- Badges nominatifsqté 40
- Bacs à monnaieqté 4
- Courses
Conseils
- Fixe l’objectif de collecte avant de lancer les invitations. Note le montant visé, les dépenses prévues et la destination exacte des bénéfices afin de pouvoir expliquer clairement l’utilité des dons.
- Teste chaque terminal de paiement au moins 48 heures avant l’événement et prévois une solution de secours. Garde aussi de la monnaie, même si les paiements électroniques sont privilégiés.
- Ferme les inscriptions quelques jours avant la collecte pour consolider les quantités. Utilise les réponses sur les besoins alimentaires pour préparer les encas, les étiquettes et les cartes d’allergènes.
- Prépare le planning des bénévoles avec des créneaux précis, notamment pour l’accueil, les dons, le buffet et le rangement. Évite de laisser une seule personne gérer simultanément les inscriptions et l’argent liquide.
- Le jour J, récupère les clés assez tôt pour vérifier l’entrée, les tables, les chaises, les prises électriques et l’agencement de la salle. Refroidis les boissons et installe les informations sur les dons avant l’arrivée des premiers participants.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser une collecte de fonds ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, de vérifier les autorisations, d’envoyer les invitations et de remplir le planning des bénévoles.
- Combien de temps avant une collecte faut-il envoyer les invitations ?
- Envoie une première invitation 4 à 6 semaines à l’avance, puis un rappel environ 7 jours avant. Demande une confirmation d’inscription pour connaître les quantités de nourriture et de matériel à prévoir.
- Comment gérer les dons en espèces pendant une collecte de fonds ?
- Prévois au moins deux boîtes de dons et limite le nombre de personnes qui les manipulent. Compte l’argent à deux, conditionne-le de façon sécurisée après l’événement et note le montant au plus tard le jour même.
- Que faut-il préparer la veille d’une collecte de fonds ?
- La veille, vérifie les courses, le stock réutilisable, les paiements et le planning des bénévoles. Refroidis les boissons, prépare les supports d’information et rassemble le matériel pour pouvoir installer la salle dès la récupération des clés.
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