Checklist voor een goed georganiseerde investeerdersdag

Een investeerdersdag vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je stemt sprekers, investeerders, presentaties, catering en techniek op elkaar af, zodat de dag zonder onderbrekingen verloopt. Begin met de datum, het programma en de locatie en werk daarna toe naar bevestigde gasten en gecontroleerde presentaties. In de laatste week draait het vooral om details: dieetwensen, parkeerinformatie, naamkaartjes, hand-outs en een technische test op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Sprekers bevestigen
2 personen
Investeerders selecteren
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie delen
Naamkaartjes ontwerpen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Catering reserveren
Technische benodigdheden reserveren
Parkeerinformatie voorbereiden
Aanmeldingen bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes afdrukken
Hand-outs afdrukken
2 personen
Presentaties op USB zetten
Boodschappen doen
2 personen
Cateringdetails bevestigen
Locatie inspecteren
2 personen
Ruimte indelen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Hand-outs klaarleggen
2 personen
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Catering controleren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Hapjes serveren
3 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Dessert serveren
2 personen
Slotwoord begeleiden
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie afbouwen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Contactgegevens opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Sprekersstoel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Presentatieklikkeraantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Tafelkleedensetsaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 70
Naamkaartjesaantal 80
Programmaboekjesaantal 80
Bedrijfsvlaggenaantal 4
Plantenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24
Pennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
Pijlbordenaantal 8
Presentatiebannersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de spreektijden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bevestig daarna alle sprekers en verzamel hun presentaties, zodat je uiterlijk in de laatste week één gecontroleerde versie per spreker hebt.
Verstuur de uitnodiging zodra datum, locatie en programma staan. Vraag direct om aanmelding, dieetwensen en vervoersinformatie; maak daarna een definitieve gastenlijst en bevestig de aanmeldingen.
Plan een technische controle op locatie. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en adapters, microfoons, presentatieklikker en stekkerdozen; zet elke presentatie ook op een USB-stick.
Stem de ruimte af op het programma: controleer tafels, stoelen, ontvangsttafel, buffettafels en de plek voor de spreker. Leg naamkaartjes en hand-outs klaar voordat gasten binnenkomen.
Bevestig cateringdetails kort voor de dag en controleer of servies en glazen passen bij het programma. Reken bij een bijeenkomst met meerdere eetmomenten niet alleen op dinerborden, maar ook op dessertborden, koffiekopjes en voldoende bestek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een investeerdersdag organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Zo houd je tijd over om een locatie en sprekers vast te leggen, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie te verwerken.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een investeerdersdag versturen?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, programma en locatie definitief zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag om een reactie binnen 2 weken, zodat je tijdig de gastenlijst en catering kunt afronden.
Wanneer moet ik de presentaties voor een investeerdersdag controleren?: Vraag presentaties uiterlijk 1 week vooraf op en controleer ze daarna op opmaak, video’s, lettertypen en aansluitingen. Zet de definitieve bestanden uiterlijk de dag ervoor op de laptop en een USB-stick.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur vóór ontvangst van de gasten voor locatie-inspectie, ruimte-indeling, techniek, naamkaartjes en catering. Test beeld en geluid opnieuw zodra alles op de definitieve plek staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.