Checklist para organizar un Día de inversores sin imprevistos
Un Día de inversores necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cuadrar ponentes, presentaciones, asistentes, catering y tecnología. Esta checklist reúne el trabajo en el orden habitual, desde fijar la fecha y reservar el lugar hasta revisar la sala antes de abrir las puertas. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, el aparcamiento, los adaptadores HDMI o la copia de seguridad de las presentaciones. Úsala para controlar las 71 tareas y 61 elementos del plan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar ponentes
2 personas
Seleccionar inversores
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir la información de transporte
Diseñar tarjetas de nombre
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Reservar el catering
Reservar material técnico
Preparar la información de aparcamiento
Confirmar inscripciones
Hacer la lista definitiva de invitados
Imprimir las tarjetas con nombres
Imprimir folletos
2 personas
Poner las presentaciones en USB
Hacer la compra
2 personas
Confirmar los detalles del catering
Inspeccionar el lugar
2 personas
Distribuir el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Dejar listos los folletos
2 personas
Colocar el fondo del escenario
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Comprobar el catering
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar presentaciones
2 personas
Recoger preguntas del público
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Servir aperitivos
3 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Servir el postre
2 personas
Guiar el discurso de clausura
Servir las bebidas de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Archivar presentaciones
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a los datos de contacto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 10
- Sillascant. 70
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 12
- Atril para ponente
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilcant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Clic de presentacióncant. 2
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Baterías externascant. 4
- Memorias USBcant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
Decoración
- Sets de mantelescant. 10
- Portatarjetas de nombrecant. 70
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Programascant. 80
- Banderas de la empresacant. 4
- Plantascant. 8
- Velas LEDcant. 24
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Carteles direccionalescant. 8
- Banners de presentacióncant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Después confirma a los ponentes y deja margen para ajustar sus presentaciones sin rehacer todo el programa.
- Envía las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar las inscripciones y recopilar las preferencias dietéticas. Haz una confirmación final y prepara una lista definitiva de invitados antes de imprimir las tarjetas con nombres.
- Pide las presentaciones antes del evento y revísalas en el mismo portátil y proyector que usarás en la sala. Guarda los archivos en memorias USB y comprueba también los cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores.
- No dejes el catering para la última semana: confirma cantidades, menú y horarios de servicio cuando ya tengas una previsión real de asistentes. Calcula también vasos de agua, copas de vino, tazas, platos y cubiertos según cada servicio.
- Haz una inspección del lugar antes del montaje. Comprueba la distribución de mesas, sillas, recepción, buffet y atril, además de la pantalla, los micrófonos, el sonido, los enchufes y la zona para abrigos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de inversores?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha, programa, lugar, ponentes e invitados. Reserva el catering y el material técnico cuando tengas una primera previsión de asistentes, y deja la confirmación final para la última semana.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Día de inversores?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, tarjetas con nombres y cantidades del catering.
- ¿Qué material técnico hace falta para un Día de inversores?
- Prepara un proyector, pantalla, portátil, cables y adaptadores HDMI, clic de presentación, micrófonos inalámbricos, regletas y cables alargadores. Lleva las presentaciones en al menos una memoria USB y prueba todo durante la inspección de la sala.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catering y la lista de invitados?
- Confirma el menú y los detalles del catering entre 7 y 10 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Haz la lista definitiva de invitados y la impresión de tarjetas con nombres durante la semana previa.
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