Checklist pour organiser une journée des investisseurs

Une journée des investisseurs demande une préparation précise : le programme, les intervenants, les invitations et les supports doivent avancer ensemble. Commencez par fixer la date et le lieu, puis verrouillez rapidement la liste des investisseurs et les besoins techniques. Les inscriptions, les informations alimentaires et le transport prennent souvent plus de temps que prévu. Cette checklist vous aide à suivre les étapes jusqu’à l’installation des tables, de l’accueil et du matériel de présentation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer les intervenants
2 personnes
Sélectionner les investisseurs
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations de transport
Concevoir les badges nominatifs
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Préparer les informations de stationnement
Confirmer les inscriptions
Établir la liste définitive des invités
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les documents
2 personnes
Mettre les présentations sur une clé USB
Faire les courses
2 personnes
Confirmer les détails du catering
Inspecter le lieu
2 personnes
Répartir l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
Installer le fond de scène
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Annoncer le programme
Animer les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement
Relancer les coordonnées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Pupitre de conférencier
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Cliqueur de présentationqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Sets de nappesqté 10
Porte-nomsqté 70
Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Drapeaux d'entrepriseqté 4
Plantesqté 8
Bougies LEDqté 24
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 80
Panneaux indicateursqté 8
Bannières de présentationqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu au moins 8 à 10 semaines avant l’événement. Gardez une marge pour confirmer les intervenants et réserver le traiteur.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines à l’avance et prévoyez une relance 10 jours avant la clôture des inscriptions. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et les informations utiles au transport.
Verrouillez la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant la journée. Vous pourrez alors imprimer les badges nominatifs, les documents et ajuster les tables, les chaises et le buffet.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur portable prévu, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur. Faites un essai complet au moins 24 heures avant le début.
Inspectez le lieu la veille ou le matin même : répartissez l’espace, installez l’accueil, les tables et le pupitre, puis vérifiez les multiprises, rallonges, microphones et batteries externes avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée des investisseurs ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date de réponse environ 10 à 14 jours avant la journée afin de confirmer les inscriptions, le traiteur et les badges.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer les présentations ?: Demandez les présentations au plus tard 10 jours avant l’événement et effectuez une vérification technique 24 à 48 heures avant. Copiez aussi les fichiers sur au moins une clé USB de secours.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez le nombre définitif de repas 5 à 7 jours avant la journée, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Revérifiez les détails du catering la veille.
Que faut-il vérifier le jour d’une journée des investisseurs ?: Prévoyez une vérification sur place au moins 2 heures avant l’accueil. Testez les microphones, le vidéoprojecteur, l’écran, les présentations, l’éclairage, les branchements et la disposition des tables.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.