Checklist voor een investeerdersconferentie organiseren

Een investeerdersconferentie staat of valt met een strak programma, bevestigde sprekers en techniek die vooraf is getest. Plan eerst locatie en datum, leg daarna het programma vast en werk van uitnodigingen naar registratie, catering en draaiboek. Reserveer audiovisuele middelen ruim op tijd en verzamel presentaties voordat deelnemers binnenkomen. Deze checklist helpt je bovendien met de laatste controles: naambadges, bewegwijzering, tafelschikking, gekoelde dranken en een ingerichte zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Programma vastleggen
2 personen
Sprekers en panelleden bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties ontvangen
Presentaties controleren
2 personen
Catering reserveren
Techniek reserveren
Drukwerk bestellen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Tafelschikking maken
2 personen
Draaiboek printen
Bewegwijzering printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Presentaties laden
Verlichting instellen
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen

Event

Welkomstbalie bemannen
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Microfoons wisselen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Sprekers uitzwaaien
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Buffet en keuken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Presentatiemateriaal archiveren
Bedankberichten versturen
Deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Congrestafelsaantal 15
Stoelenaantal 140
Buffettafelsaantal 5
Barkrukkenaantal 12
Spreektafel
Podiumtafel
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
USB-sticksaantal 3

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Batterijenaantal 24

Servies

Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Champagneglazenaantal 140
Dinerbesteksetsaantal 150
Serveerbestekaantal 20
Koffielepelsaantal 150
Karaffenaantal 20
Serveerschalenaantal 16
Serveerschotelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Lanyardsaantal 150
Notitieblokkenaantal 140
Balpennenaantal 160
Programmaboekjesaantal 150
Naamkaartjes tafelsaantal 20
Buffetkaartjesaantal 20
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Decoratie

Logo-bannersaantal 3
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 20
Kaarshoudersaantal 20
Menukaartenaantal 150

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handschoenenaantal 12
Afvalzakkenaantal 40
Toiletpapieraantal 24
Handzeepaantal 8
Handdoekrollenaantal 12

Tips

Bevestig sprekers en panelleden voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je bestanden, beeldverhouding en video's nog kunt controleren.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma vaststaan. Controleer de deelnemerslijst dagelijks in de laatste 3 werkdagen en verwerk dieetwensen direct voor de cateraar.
Plan een technische test minimaal 2 uur vóór ontvangst van de eerste deelnemer. Test beamer, projectiescherm, draadloze microfoons, geluidsmixer, presentatieklikker, laptop en alle HDMI-kabels.
Maak naambadges en bewegwijzering op basis van de gecontroleerde deelnemerslijst. Leg reservebadges, USB-sticks, batterijen, verlengkabels en stekkerdozen klaar bij de registratie of techniek.
Open de locatie vroeg genoeg voor de opbouw: reken minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, podiumtafel, spreektafel, buffet en apparatuur. Koel dranken vooraf en loop vóór binnenkomst alle ruimtes, presentatiematerialen en afvalbakken na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een investeerdersconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en programma. Bevestig sprekers binnen de eerste 3 weken en reserveer catering en techniek uiterlijk 6 weken voor de conferentie.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een investeerdersconferentie?: Verstuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf, zodra locatie en hoofdprogramma vaststaan. Stuur een herinnering 10 tot 14 dagen voor de conferentie en sluit de registratie uiterlijk 3 werkdagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische voorbereiding?: Reserveer minimaal 2 uur op de dag zelf voor opbouw en testen. Laat presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf binnenkomen en controleer de bestanden nogmaals op de laptop die tijdens de conferentie wordt gebruikt.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering definitief doorgeven?: Vraag dieetwensen uit tijdens de registratie en controleer ze opnieuw 5 werkdagen vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor de conferentie door aan de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.