Investorenkonferenz organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Referenten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleiben noch 2 bis 3 Wochen für Einladungen, Rückfragen und Änderungen an den Präsentationen.
• Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor der Konferenz. Erfasse dabei Ernährungswünsche direkt und prüfe die Teilnehmerliste mindestens 7 Tage vor dem Termin erneut.
• Fordere Präsentationen spätestens 5 Werktage vor der Konferenz an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Funkmikrofone gemeinsam.
• Bestelle Drucksachen und Namensschilder mindestens 10 Tage vorher. Drucke Ablaufplan, Beschilderung und eine aktuelle Teilnehmerliste zusätzlich am Vortag aus, falls sich kurzfristig Namen oder Räume ändern.
• Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Stelle Empfangs-, Kongress- und Rednertische auf, kontrolliere Lautsprecher und Mikrofone, kühle Getränke und lege Präsentationsmaterial sowie USB-Sticks bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Investorenkonferenz planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Programm und Referenten. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor der Konferenz verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.

Wann müssen die Referenten ihre Präsentationen abgeben?

Setze eine Frist von mindestens 5 Werktagen vor der Veranstaltung. So kannst du Dateien prüfen, auf dem Laptop testen und fehlende HDMI-Kabel, USB-Sticks oder Präsentationsmaterial noch rechtzeitig organisieren.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Investorenkonferenz?

Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. In dieser Zeit stellst du Tische und Stühle auf, kontrollierst die Räume, richtest Technik und Beschilderung ein und kühlst die Getränke.

Wann sollte die Teilnehmerliste endgültig geprüft werden?

Prüfe sie 7 Tage vor der Konferenz und ein zweites Mal am Vortag. Namensschilder, Tischordnung, Catering und Empfangstisch lassen sich dann mit den aktuellsten Anmeldungen vorbereiten.

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