Organiser une conférence des investisseurs sans rien oublier
Une conférence des investisseurs se prépare en plusieurs étapes, avec des dépendances à respecter. Commence par confirmer le lieu et la date, puis fixe le programme et les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Les présentations, le traiteur, la technique et les imprimés doivent ensuite avancer selon des échéances précises. Cette checklist regroupe 68 tâches et 73 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à l’ouverture du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer le lieu et la date
Définir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants et les panélistes
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Recevoir les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Réserver le catering
Réserver la technique
Commander les imprimés
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Établir le plan de table
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la signalisation
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Charger les présentations
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Veiller au planning
Changer les microphones
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Préparer la pause café
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser les tasses utilisées
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir le cocktail réseau
3 personnes
Dire au revoir aux intervenants
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver le matériel de présentation
Envoyer les messages de remerciement
Archiver la liste des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de réceptionqté 2
- Tables de congrèsqté 15
- Chaisesqté 140
- Tables de buffetqté 5
- Tabourets de barqté 12
- Table de prise de parole
- Table de scène
- Poubellesqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 4
- Pieds de microqté 2
- Console de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentationqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Ordinateur portableqté 2
- Câbles HDMIqté 3
- Clés USBqté 3
Éclairage
- Lampadairesqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 8
- Pilesqté 24
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 150
- Assiettes à dessertqté 150
- Tasses à caféqté 150
- Verres à eauqté 180
- Verres à vinqté 180
- Verres à champagneqté 140
- Sets de couverts pour le dînerqté 150
- Couverts de serviceqté 20
- Cuillères à caféqté 150
- Carafesqté 20
- Plateaux de serviceqté 16
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Bains-marieqté 6
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Glacièresqté 6
- Bacs à glaçonsqté 6
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 12
- Louchesqté 12
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
Catering
- Badges nominatifsqté 150
- Porte-badgesqté 150
- Lanyardsqté 150
- Blocs-notesqté 140
- Stylos à billeqté 160
- Brochures du programmeqté 150
- Cartes nominatives des tablesqté 20
- Cartons buffetqté 20
- Braceletsqté 150
- Courses
Décoration
- Bannières logoqté 3
- Compositions floralesqté 8
- Chemins de tableqté 20
- Bougeoirsqté 20
- Cartes de menuqté 150
Nettoyage
- Chiffons microfibresqté 20
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gantsqté 12
- Sacs poubelleqté 40
- Papier toiletteqté 24
- Savon pour les mainsqté 8
- Rouleaux d’essuie-mainsqté 12
Conseils
- Bloque le lieu, la date et le programme au moins 8 à 12 semaines avant la conférence. Sans ces éléments, les invitations, les intervenants et le formulaire d’inscription restent en attente.
- Demande les informations des intervenants et leurs présentations au plus tard 7 jours avant l’événement. Prévois ensuite une vérification technique et une copie sur ordinateur portable et clé USB.
- Ouvre les inscriptions dès que les invitations sont envoyées, idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Relance les inscrits 7 jours avant et récupère à ce moment les besoins alimentaires manquants.
- Réserve le traiteur et la technique après avoir estimé le nombre de participants, puis confirme les quantités 5 à 7 jours avant. Vérifie notamment les microphones sans fil, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les rallonges.
- Prépare les badges, le plan de table, le déroulé et la signalisation la veille. Le jour même, arrive au moins 2 heures avant l’accueil pour ouvrir le lieu, vérifier les espaces et installer les tables et le matériel de présentation.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une conférence des investisseurs ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, le programme et les intervenants, puis de gérer les invitations, les inscriptions, le traiteur et la technique sans travailler dans l’urgence.
- Quand envoyer les invitations à une conférence des investisseurs ?
- Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme sont suffisamment stabilisés. Ferme ou vérifie la liste des participants 5 à 7 jours avant afin d’ajuster le traiteur et le plan de table.
- Quand demander les présentations des intervenants ?
- Demande les fichiers au plus tard 7 jours avant la conférence. Vérifie leur format et leur contenu, puis rassemble-les sur l’ordinateur de présentation et sur une clé USB avant le jour J.
- Combien de temps prévoir pour installer une conférence des investisseurs ?
- Prévois au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’ouverture du lieu, la vérification des espaces, l’installation des tables, de l’écran, du vidéoprojecteur, des microphones et des supports imprimés.
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