Checklist voor een introductiebijeenkomst organiseren
Een introductiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet aanmeldingen en dieetwensen bijhouden, naamkaartjes maken en de techniek testen voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Deze checklist bevat 48 taken en 43 spullen, van de uitnodiging tot koffie, registratie en presentatie. Werk van deelnemers en inhoud naar locatie en uitvoering, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, te testen en gasten te ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentatie samenstellen
Reservering bevestigen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
Verse producten koelen
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Introductie presenteren
2 personen
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
Netwerktafels begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
Deelnemers nabericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 8
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Microfoon
- Draagbare speaker
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Openersaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelkledenaantal 8
- Tafelbordjesaantal 8
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Stofzuiger
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verwerk aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vooraf en noteer dieetwensen in één overzicht. Gebruik dat overzicht bij het controleren van hapjes, buffet en servies.
- Stuur het programma minimaal 2 dagen vooraf naar deelnemers. Vermeld ook de starttijd, locatie en eventuele informatie die zij bij de registratie nodig hebben.
- Test beamer, laptop, HDMI-kabel, microfoon en speaker op de locatie minstens 2 uur voor aanvang. Sluit ook verlengkabels en stekkerdozen aan voordat de presentatie begint.
- Richt de registratietafel in vóór je de rest van de zaal afwerkt. Leg naamkaartjes alfabetisch klaar en geef het ontvangstteam uiterlijk 30 minuten voor de start een korte briefing.
- Zet verse producten gekoeld en houdbare boodschappen apart klaar. Bereid koffie en thee pas vlak voor ontvangst en zet dranken, waterkannen en glazen op tijd klaar bij het buffet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een introductiebijeenkomst organiseren?
- Begin ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, reservering en het programma. Controleer aanmeldingen en dieetwensen opnieuw 3 dagen voor de bijeenkomst.
- Wanneer moet ik de techniek testen voor een introductiebijeenkomst?
- Test alle apparatuur minimaal 2 uur voor aanvang op de echte locatie. Controleer niet alleen de presentatie, maar ook beeld, geluid, HDMI-aansluiting, verlengkabels en stekkerdozen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een introductiebijeenkomst op te bouwen?
- Plan minstens 90 minuten voor tafels en stoelen, registratie, buffet, verlichting en presentatiemateriaal. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor de briefing van het ontvangstteam en een laatste controle.
- Wanneer moet ik naamkaartjes en het programma klaarleggen?
- Maak de naamkaartjes uiterlijk 1 dag vooraf en leg ze op de dag zelf minimaal 30 minuten voor ontvangst alfabetisch klaar. Stuur het programma ten minste 2 dagen vooraf naar de deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!