Checklist pour organiser une réunion d’introduction
Une réunion d’introduction réussie se prépare dans un ordre précis : invitations, inscriptions, contenu, matériel, accueil et installation de la salle. Cette checklist rassemble 48 tâches et 43 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’à l’arrivée des participants. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, le test du vidéoprojecteur et la mise au frais des boissons. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque étape avant l’ouverture du lieu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la présentation
Confirmer la réservation
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Installer les courses non périssables
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Installer le matériel de présentation
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Régler l’éclairage
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les collations et le buffet
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l'introduction
2 personnes
Animer les différents temps du programme
2 personnes
Encadrer les tables de réseautage
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
Envoyer le message de suivi aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Fourchettesqté 70
- Couteauxqté 70
- Cuillèresqté 70
- Plateaux de serviceqté 10
- Couverts de serviceqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Microphone
- Enceinte portable
Cuisine
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 4
- Machine à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Ouvre-bouteillesqté 3
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Nappesqté 8
- Pancartes de tableqté 8
- Stylosqté 30
- Blocs-notesqté 60
- Braceletsqté 60
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 3
- Aspirateur
Catering
- Courses
Conseils
- Traitez les inscriptions plusieurs jours avant la réunion et demandez en même temps les besoins alimentaires. Vous pourrez ainsi ajuster les collations, les boissons et la disposition de l’accueil sans attendre le dernier moment.
- Envoyez le programme aux participants avant le jour J, puis prévoyez une version visible sur place. Préparez aussi les badges nominatifs à partir de la liste d’inscrits finalisée.
- Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et l’enceinte portable au moins 24 heures avant. Le jour même, gardez 30 minutes pour rebrancher et régler le matériel.
- Faites les courses après avoir vérifié les quantités et installez les produits non périssables dès leur arrivée. Placez les produits frais au réfrigérateur et mettez les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à l’accueil.
- Ouvrez le lieu avant l’arrivée des invités pour vérifier les espaces, installer les tables et les chaises, préparer la table d’inscription et régler l’éclairage. Réservez ensuite 10 minutes au briefing de l’équipe d’accueil, afin que chacun sache qui accueille, oriente et répond aux questions.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une réunion d’introduction ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant afin de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Quand confirmer la réservation de la salle ?
- Confirmez la réservation au plus tard 7 jours avant la réunion. Vérifiez également les horaires d’accès, car l’installation des tables, de l’accueil et de la technique demande souvent 60 à 90 minutes.
- Combien de temps faut-il prévoir pour tester la technique ?
- Faites un premier test complet 24 heures avant, puis prévoyez 30 minutes le jour même. Vérifiez les branchements, l’image, le son, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants.
- Quand préparer le café, le thé et les boissons ?
- Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’accueil. Préparez le café et le thé juste avant l’arrivée, généralement 15 à 20 minutes avant, pour les servir chauds.
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