Checkliste für die Einführungsveranstaltung
Eine Einführungsveranstaltung wirkt nur dann reibungslos, wenn Anmeldung, Technik, Raum und Verpflegung rechtzeitig zusammenspielen. Plane zuerst Einladungen und Rückmeldungen, danach Programm, Namensschilder und Präsentation. In den letzten Tagen prüfst du Reservierung, Ernährungswünsche und Einkauf. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Raumkontrolle, Aufbau, Techniktest und ein kurzes Briefing des Empfangsteams.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Programm an Teilnehmer senden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Präsentation zusammenstellen
Reservierung bestätigen
Technik testen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel bereitlegen
2 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Präsentationsmaterial bereitlegen
Location öffnen
2 Personen
Räume kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Präsentationsgeräte anschließen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks und Buffet bereitstellen
3 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Einführung präsentieren
2 Personen
Programmpunkte betreuen
2 Personen
Netzwerktische betreuen
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Technik abkoppeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
Nachricht an Teilnehmende senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- WassergläserAnz. 70
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- GabelnAnz. 70
- MesserAnz. 70
- LöffelAnz. 70
- ServierschalenAnz. 10
- ServierbesteckAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mikrofon
- Tragbarer Lautsprecher
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischdeckenAnz. 8
- TischschilderAnz. 8
- StifteAnz. 30
- NotizblöckeAnz. 60
- ArmbänderAnz. 60
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung auswerten kannst. So lassen sich Namensschilder und Verpflegung nach tatsächlicher Teilnehmerzahl vorbereiten.
- Sende das Programm spätestens 2 bis 3 Tage vorher an die Teilnehmenden. Prüfe dabei auch, ob Präsentation, Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel zusammenpassen.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. In dieser Zeit kontrollierst du die Räume, stellst Tische und Stühle auf, richtest den Registrierungstisch ein und schließt die Präsentationsgeräte an.
- Kühle frische Produkte erst am Vortag und stelle haltbare Lebensmittel separat bereit. Getränke gehören frühzeitig in Kühlboxen; Kaffee und Tee kannst du mit Kaffeemaschine und Thermoskannen kurz vor Beginn vorbereiten.
- Gib dem Empfangsteam 15 bis 30 Minuten vor dem Einlass ein Briefing. Kläre, wer Anmeldungen prüft, Namensschilder ausgibt und verspätete Gäste empfängt, damit die Registrierung nicht am Präsentationsbeginn ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Einführungsveranstaltung planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Einladungen und Raumreservierung. Die Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Technik sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte man die Technik für eine Einführungsveranstaltung testen?
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein kurzer Funktionstest, bevor die Gäste eintreffen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Einführungsveranstaltung?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Raumkontrolle, Bestuhlung, Registrierungstisch, Buffet, Beleuchtung und Präsentationstechnik. Bei mehreren Räumen oder umfangreicher Technik sind 3 Stunden sicherer.
- Wann sollten Namensschilder und Verpflegung vorbereitet werden?
- Bereite die Namensschilder 1 bis 2 Tage vorher anhand der Anmeldungen vor. Frische Produkte werden am Vortag gekühlt, während Kaffee, Tee und das Buffet am Veranstaltungstag kurz vor dem Einlass bereitgestellt werden.
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