Checklist voor een goed georganiseerde integratiebijeenkomst

Een integratiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en koffie. Je moet aanmeldingen, dieetwensen, programma, techniek en ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met de locatie en uitnodigingen, leg daarna het programma en de catering vast en werk in de laatste week de praktische details af. Deze checklist helpt je de 71 taken en 55 benodigde spullen op tijd te organiseren, zonder dat naamkaartjes, route-informatie of opgeladen techniek op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
Activiteiten selecteren
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Techniek reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond maken
Welkomstbord ontwerpen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's afdrukken
2 personen
Route-informatie versturen
Aanwezigheidslijst maken
Dieetlabels voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Techniek opladen
Materialen verzamelen
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie testen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Eten op temperatuur brengen
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Kennismakingsactiviteit begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gespreksrondes begeleiden
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet presenteren
2 personen
Buffet serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Culturele activiteit begeleiden
4 personen
Dessert serveren
3 personen
Afsluiting begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Vaatwerk controleren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 30
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerplateausaantal 8
Mokkenaantal 40

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Ovenhandschoenenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
Presentatie-afstandsbediening

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Tafelbordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 4
Kleefgumaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 6
Sponzenaantal 8
Vuilnisemmersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra de datum vaststaat en controleer meteen of er ruimte is voor een registratietafel, buffettafels, stoelen en statafels. Leg ook vast wanneer je kunt opbouwen en opruimen.
Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de bijeenkomst. Bevestig deelnemers daarna en verzamel dieetwensen voordat je de catering definitief bestelt.
Plan het programma in blokken van 30 tot 60 minuten en bevestig sprekers minimaal 2 weken vooraf. Test beamer, draagbare speaker en draadloze microfoon uiterlijk 1 dag van tevoren en laad alle techniek volledig op.
Maak 2 dagen vooraf de aanwezigheidslijst, naamkaartjes, programma's, plattegrond en route-informatie definitief. Bereid dieetlabels apart voor, zodat deelnemers bij het buffet direct kunnen zien wat geschikt is.
Koel dranken enkele uren vooraf en controleer verse producten op de ochtend zelf. Zet houdbare voorraad, servies, bestek, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen al klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een integratiebijeenkomst organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het programma. Reserveer techniek, catering en sprekers uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een integratiebijeenkomst?: Verstuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 7 dagen voor het evenement. Zo houd je tijd over om catering en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, registratie, bewegwijzering, catering en techniek. Test microfoon en beamer nogmaals voordat deelnemers arriveren.
Wanneer moet ik dieetwensen doorgeven aan de cateraar?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve overzicht minstens 7 dagen vooraf door. Maak op de dag zelf aparte labels voor de betreffende gerechten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.