Checklist para organizar tu reunión de integración
Organizar una reunión de integración requiere coordinar personas, actividades, comida y equipo sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 71 tareas y 55 materiales, desde reservar el lugar y gestionar las inscripciones hasta preparar las tarjetas de nombre y cargar el equipo técnico. Empieza por el espacio, el programa y los asistentes; después cierra catering, distribución y compras. Así tendrás controlados también los detalles que suelen retrasarse, como las preferencias dietéticas, la señalización y la información de ruta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Seleccionar actividades
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Reservar técnica
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plano
Diseñar el cartel de bienvenida
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir programas
2 personas
Enviar información de ruta
Crear la lista de asistencia
Preparar etiquetas dietéticas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar los productos frescos
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Cargar el equipo técnico
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Poner la comida a temperatura
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Coordinar la actividad de presentación
4 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar las rondas de conversación
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el bufé
2 personas
Servir el bufé
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
3 personas
Guiar la actividad cultural
4 personas
Servir el postre
3 personas
Guiar el cierre
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Empaquetar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Comprobar la vajilla
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tazones para sopacant. 30
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas para servircant. 8
- Tazascant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de cocinacant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Guantes de hornocant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Mando a distancia para presentaciones
Decoración
- Mantelescant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Bolígrafoscant. 30
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Masilla adhesivacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubetas para lavarcant. 6
- Esponjascant. 8
- Cubos de basuracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar antes de abrir las inscripciones y confirma que permite montar mesas de registro, buffet, sillas y equipo técnico con suficiente antelación.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y fija una fecha límite para responder. Después confirma las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas para preparar etiquetas claras.
- Cierra el programa y confirma a los ponentes como mínimo 10 días antes. Calcula tiempo para las actividades, las pausas y los cambios de sala, no solo para las presentaciones.
- Haz el plano una semana antes: sitúa la mesa de registro, el buffet, las mesas altas, los percheros y la zona del proyector. Comprueba que queden pasillos libres y que el altavoz y el micrófono se escuchen desde el fondo.
- Compra los productos no perecederos con varios días de margen y revisa los frescos el día anterior. Enfría las bebidas, prepara los aperitivos y carga el equipo técnico antes de salir hacia el lugar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de integración?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja la confirmación final de asistentes, el catering y la distribución cerrados durante la última semana.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una reunión de integración?
- Envíalas al menos 3 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, dietas y cantidades del catering.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering?
- Pide el catering cuando termine el plazo de inscripción, normalmente entre 7 y 10 días antes. Confirma entonces el número final de personas, las preferencias dietéticas y la hora exacta de entrega.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- El día anterior revisa los productos frescos, enfría las bebidas, prepara las provisiones no perecederas, imprime programas y tarjetas de nombre, y deja listo el material de registro. También conviene cargar el equipo técnico y comprobar el micrófono, el proyector y el altavoz.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!