Réunion d’intégration : la checklist pour ne rien oublier

Une réunion d’intégration réussie repose sur un enchaînement précis : réserver le lieu, recueillir les inscriptions, construire le programme et préparer l’accueil. Cette checklist regroupe les 71 tâches et 55 éléments à prévoir, du premier envoi d’invitation au chargement du matériel technique. Elle aide aussi à repérer les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, l’itinéraire et le refroidissement des boissons. Suis-la dans l’ordre pour arriver le jour J avec une équipe prête et un espace fonctionnel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Sélectionner les activités
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Réserver la technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
Concevoir le panneau de bienvenue
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Faire la liste des présences
Préparer les étiquettes de régime
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler les produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Charger le matériel technique
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester la présentation
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Remettre les plats à température
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Animer l’activité de знакомства
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les tours de discussion
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Présenter le buffet
2 personnes
Servir le buffet
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
Encadrer l’activité culturelle
4 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Encadrer la clôture
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Vérifier la vaisselle
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 30
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Tassesqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Télécommande de présentation

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pancartes de tableqté 12
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 6
Épongesqté 8
Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le lieu et la technique avant d’envoyer les invitations : le programme dépend de la capacité de la salle, du vidéoprojecteur et du micro sans fil disponibles.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réunion. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de commander le catering et de traiter les besoins alimentaires.
Prépare les badges nominatifs, le panneau de bienvenue et les programmes la veille. Vérifie aussi que la table d’inscription, les listes de présence et les stylos sont regroupés au même endroit.
Pour le catering, sépare les étiquettes de régime et contrôle les produits frais le jour même. Place les boissons dans les glacières suffisamment tôt pour qu’elles soient froides à l’accueil.
Charge le matériel technique et teste l’enceinte, le micro et le vidéoprojecteur avant l’arrivée des participants. Prévois au moins 30 minutes sur place pour installer les tables, les chaises et l’espace buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’intégration ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de confirmer les effectifs et le catering.
Quand commander le catering pour une réunion d’intégration ?: Passe la commande dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, généralement 5 à 7 jours avant la réunion. Garde ensuite un délai pour signaler les régimes alimentaires et ajuster les quantités.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion d’intégration ?: Prévois au moins 30 minutes pour installer le mobilier, le buffet, la table d’inscription et les badges. Ajoute 30 minutes supplémentaires si tu dois tester le vidéoprojecteur, le micro et l’enceinte portable.
Que faut-il préparer la veille d’une réunion d’intégration ?: Regroupe les badges, les programmes, la liste des présences, le panneau de bienvenue et le matériel technique la veille. Les boissons peuvent aussi être mises au frais plusieurs heures avant le début, tandis que les produits frais se contrôlent le jour même.

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