Checklist instrumentenworkshop organiseren

Een instrumentenworkshop staat of valt met een goede voorbereiding van ruimte, begeleiding en materiaal. Leg eerst de workshopruimte, docenten en begeleiders vast en open daarna de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen, werk de deelnemerslijst bij en maak de workshopindeling voordat je het programma verstuurt. Controleer vervolgens instrumenten, kabels, geluidsapparatuur en catering. Op de dag zelf draait alles om een korte technische test, ingerichte werkstations en een ontvangsttafel die klaarstaat voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopruimte bevestigen
Docenten en begeleiders vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Workshopindeling maken
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Materiaallijst controleren
2 personen
Benodigde materialen reserveren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemers herinneren
Ruimte openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Werkstations inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Opening en uitleg geven
Deelnemers over groepen verdelen
2 personen
Eerste workshopronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede workshopronde begeleiden
4 personen
Technische ondersteuning bieden
Werkbladen uitdelen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
Servies ophalen
2 personen
Gezamenlijke speelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Afsluiting en bedankje geven

Nazorg

Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Klaptafel registratietafel
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Metronomenaantal 4
Bluetoothspeaker
Laptop
HDMI-kabel
Verdeelstekkersaantal 4

Muziekmateriaal

Muziekstandaardsaantal 20
Pianokruk
Percussieboxaantal 2
Keyboard
Keyboardstandaard
Gitaarstandaardsaantal 6
Reserve snarenaantal 4
Plectrumsaantal 30
Drumstokkenaantal 6
Stemapparatenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Naamstickersaantal 50
Pennenaantal 30
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 4
Papiertafelkledenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling pas nadat de aanmeldtermijn is gesloten. Zo weet je hoeveel werkstations, tafels, stoelen en instrumenten je werkelijk nodig hebt en kun je deelnemers logisch verdelen.
Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, pauzes, groepsindeling, benodigde instrumenten en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Test geluidsapparatuur minimaal 60 minuten voor de ontvangst. Sluit speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en instrumentkabels aan en controleer ook verlengkabels en stekkerdozen.
Zet per werkstation de muziekstandaard, het instrument en klein materiaal klaar. Leg reserve snaren, plectrums, drumstokken, metronomen en stemapparaten op één vaste plek voor snelle aanvulling.
Begin de opbouw minstens 90 minuten voor de workshop. Richt eerst tafels, stoelen en werkstations in, test daarna de techniek en zet pas als laatste koffie, thee, koude dranken en hapjes klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een instrumentenworkshop organiseren?: Leg de ruimte en docenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open daarna de aanmeldingen en sluit die uiterlijk 10 dagen voor de workshop, zodat je de indeling en materiaalaantallen nog kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een instrumentenworkshop?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, werkstations, instrumenten en techniek. Plan daarnaast 30 minuten extra als er meerdere microfoons, speakers of instrumentgroepen getest moeten worden.
Wanneer stuur ik het programma naar deelnemers?: Stuur het programma uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Deel dan ook de praktische informatie over ontvangst, pauzes, groepsindeling en eventueel mee te nemen materiaal.
Hoeveel drank en hapjes moet ik voorzien voor een instrumentenworkshop?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en vul daarna aan op basis van de duur van de workshop. Zet koffie, thee, water en hapjes 15 minuten voor de ontvangst klaar en houd rekening met de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.