Checklist pour organiser un atelier d’instruments

Un atelier d’instruments demande plus qu’une salle et quelques instruments. Il faut coordonner les enseignants, les accompagnateurs, les inscriptions et la répartition des participants, puis vérifier le matériel technique et musical. Cette checklist suit l’ordre de préparation, des premières confirmations jusqu’à l’accueil le jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, câbles, multiprises, microphones, boissons et postes de travail.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la salle de l'atelier
Valider les enseignants et les accompagnateurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Vérifier la liste du matériel
2 personnes
Réserver le matériel nécessaire
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rappeler les participants
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les postes de travail
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Ouverture et explication
Répartir les participants en groupes
2 personnes
Accompagner le premier tour d’ateliers
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer le deuxième atelier
4 personnes
Fournir une assistance technique
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Animer une partie collective
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
Faire la clôture et les remerciements

Suivi

Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 50
Table pliante d'inscription
Nappesqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 4
Métronomesqté 4
Enceinte Bluetooth
Ordinateur portable
Câble HDMI
Multiprisesqté 4

Matériel musical

Pieds de microqté 20
Tabouret de piano
Boîte à percussionsqté 2
Clavier
Support de clavier
Supports de guitareqté 6
Cordes de rechangeqté 4
Médiatorsqté 30
Baguettes de batterieqté 6
Boîtiers de voteqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Étiquettes nominativesqté 50
Stylosqté 30
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Panneaux directionnelsqté 4
Nappes en papierqté 10

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la salle et les intervenants avant d’envoyer les invitations : le programme dépend du nombre d’ateliers réellement disponibles.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires dès le formulaire. Une liste des participants mise à jour évite les oublis à l’accueil.
Préparez la répartition des ateliers avant d’envoyer le programme. Indiquez clairement à chaque participant son groupe et son horaire.
Testez la sonorisation avant l’arrivée du public : microphones, table de mixage, câbles, boîtiers DI, rallonges et multiprises doivent être raccordés au même moment.
Prévoyez une vraie phase d’installation le jour J : tables, chaises, postes de travail, instruments, table d’inscription, café, thé, boissons et en-cas ne se mettent pas en place en cinq minutes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier d’instruments ?: Envoyez-les dès que la salle, les enseignants et les accompagnateurs sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’atelier. Gardez ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et établir les groupes.
Combien de temps prévoir pour installer un atelier d’instruments ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture de la salle au public. Il faut installer les tables et les postes, placer les instruments, raccorder l’audio, tester les microphones et préparer l’accueil.
Que faut-il vérifier dans le matériel audio ?: Vérifiez la table de mixage, les microphones et leurs pieds, les câbles d’instruments, les boîtiers DI, les rallonges et les multiprises. Faites un test complet au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants.
Comment organiser les inscriptions le jour de l’atelier ?: Installez une table d’inscription séparée des postes de travail et gardez la liste des participants à jour. Prévoyez 10 à 15 minutes avant le début pour accueillir les participants, confirmer leur atelier et répondre aux dernières questions.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.