Zo organiseer je een instuifrepetitie

Begin met de repetitieruimte, datum en tijden; pas daarna leg je het programma en de bezetting vast. Bij een instuifrepetitie moet je rekening houden met deelnemers die zich laat aanmelden of alleen een deel van het programma meedoen. Controleer daarom vroeg de partijen, instrumenten en geleende materialen. Regel bezoekersinformatie, catering en de ontvangst uiterlijk een week vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft klaar te zetten en te registreren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Repetitieruimte reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Dirigent bevestigen
5
Muziekstukken selecteren
2 personen
6
Partijen controleren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bezoekersinformatie versturen
11
Route en parkeren delen
12
Muzikantenlijst opstellen
13
Instrumentenbezetting inventariseren
2 personen
14
Muziekmateriaal verzamelen
2 personen
15
Geleende materialen bevestigen
16
Catering bestellen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
19
Aanwezigheidslijst printen
20
Repetitieschema printen
21
Huisregels printen
22
Locatiesleutel ophalen
23
Catering gekoeld bewaren
2 personen
24
Muziekbestanden klaarzetten
25
Contactlijst voor crew maken
26
EHBO-set controleren
27
Weersverwachting controleren

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Ruimte ventileren
30
Tafels opstellen
2 personen
31
Stoelen opstellen
3 personen
32
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Naamkaartjes klaarleggen
35
Ontvangst van deelnemers verzorgen
2 personen
36
Aanwezigheid registreren
2 personen
37
Nieuwe muzikanten wegwijs maken
2 personen
38
Muziekpartijen uitdelen
2 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Hapjes serveren
2 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Pauzeruimte netjes houden
43
Repetitie begeleiden
2 personen
44
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
45
Nieuwe leden registreren
46
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

47
Muziekmateriaal verzamelen
3 personen
48
Meubilair terugplaatsen
3 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Ruimte schoonmaken
3 personen
52
Koelboxen leegmaken
53
Overgebleven catering opslaan
2 personen
54
Geleende materialen retourneren
2 personen
55
Locatie afsluiten
2 personen
56
Sleutel retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kledingrekaantal 2

Muziekmateriaal

Muzieklessenaarsaantal 50
Dirigentenlessenaar
Muziekmappenaantal 60
Metronoom
Whiteboard

Apparatuur

Actieve speaker
Microfoon
Microfoonstatief
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 5
Naamkaarthoudersaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte zodra datum en tijden bekend zijn en controleer vooraf waar je de sleutel ophaalt. Plan daarnaast tijd voor opbouw, want stoelen, lessenaars, registratietafel en bewegwijzering staan niet vanzelf klaar.
Stel het programma pas definitief vast nadat je de instrumentenbezetting en beschikbare partijen hebt gecontroleerd. Zet muziekbestanden en het repetitieschema minstens 3 dagen vooraf klaar, zodat ontbrekende partijen nog kunnen worden aangevuld.
Verwerk aanmeldingen in één muzikantenlijst en noteer dieetwensen direct. Print de aanwezigheidslijst en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor; dat voorkomt zoeken en losse briefjes bij de ontvangst.
Stuur bezoekersinformatie minimaal 5 dagen vooraf met route, parkeren, aanvangstijd en eventuele huisregels. Bij een instuifrepetitie is een duidelijke wegwijzer extra nuttig, omdat niet iedereen de repetitieruimte kent.
Bestel catering op basis van de verwachte opkomst en controleer op de ochtend zelf of gekoelde producten in koelboxen of koeling kunnen. Zet waterkannen, thermoskannen, bekers en afvalbakken op een vaste plek voordat de eerste muzikanten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een instuifrepetitie organiseren?: Leg de ruimte, datum, dirigent en het programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de repetitie en sluit de praktische voorbereiding 5 tot 7 dagen vooraf af.
Hoe maak je een repetitieschema voor een instuifrepetitie?: Plan per muziekstuk een duidelijk blok en houd rekening met instrumentenbezetting en wisselmomenten. Zet het schema uiterlijk 3 dagen vooraf op papier en neem ruimte op voor ontvangst, pauze en onverwachte vertraging.
Wanneer stuur je informatie naar deelnemers en bezoekers?: Stuur route, parkeren, aanvangstijd en huisregels minimaal 5 dagen vooraf. Verstuur na wijzigingen opnieuw een korte update, zodat deelnemers niet met een oude locatie- of tijdsinformatie aankomen.
Hoeveel catering heb je nodig voor een instuifrepetitie?: Bestel op basis van het aantal bevestigde deelnemers en tel enkele extra porties mee voor late aanmeldingen. Voor een pauze van ongeveer 30 minuten zet je per persoon minimaal één drankje klaar en stem je de hoeveelheid eten af op de geplande duur van de repetitie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.