Zo organiseer je een harmonieconcert
Begin met de concertdatum, locatie en bezetting; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Werk daarna het programma uit met de dirigent en plan repetities ruim vóór de uitvoering. Regel kaartverkoop, uitnodigingen en vrijwilligers niet pas in de laatste weken. Controleer bovendien de zaalindeling, muziekpartijen en geluidsapparatuur tijdens een gezamenlijke technische voorbereiding. Zo voorkom je dat stoelen, lessenaars, kabels of catering op de concertdag nog moeten worden gezocht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Concertdatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie bevestigen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Programma samenstellen
3 personen
- 5
Dirigent bevestigen
- 6
Muzikanten inventariseren
2 personen
- 7
Repetities plannen
2 personen
- 8
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Kaartverkoop openen
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Catering reserveren
- 14
Dranken reserveren
- 15
Stoelen reserveren
- 16
Geluidsapparatuur reserveren
- 17
Vrijwilligers werven
2 personen
- 18
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 19
Programma afdrukken
2 personen
- 20
Kaarten afdrukken
- 21
Muziekpartijen controleren
3 personen
- 22
Stoelindeling bepalen
2 personen
- 23
Podiumindeling tekenen
2 personen
- 24
Routebordjes maken
- 25
Decoratie voorbereiden
2 personen
- 26
Boodschappen doen
2 personen
- 27
Dranken koelen
2 personen
- 28
Catering voorbereiden
3 personen
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Leveringen ontvangen
2 personen
- 31
Zaal controleren
2 personen
- 32
Stoelen opstellen
4 personen
- 33
Muzikantenstoelen plaatsen
3 personen
- 34
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
- 35
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
- 36
Instrumenten klaarzetten
6 personen
- 37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 38
Microfoons plaatsen
2 personen
- 39
Verlichting instellen
2 personen
- 40
Versiering ophangen
3 personen
- 41
Programma's klaarleggen
2 personen
- 42
Kassa inrichten
2 personen
- 43
Bar inrichten
3 personen
- 44
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 45
Toiletten controleren
- 46
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
- 47
Generale repetitie uitvoeren
35 personen
- 48
Muzikanten instrueren
2 personen
Event
- 49
Deuren openen
3 personen
- 50
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 51
Kaarten controleren
2 personen
- 52
Programma's uitdelen
2 personen
- 53
Garderobe bemannen
2 personen
- 54
Dranken serveren
3 personen
- 55
Concert aankondigen
- 56
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Pauze aankondigen
- 59
Hapjes serveren
3 personen
- 60
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
- 61
Publieksvragen beantwoorden
- 62
Afscheid aankondigen
- 63
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
- 64
Garderobe afsluiten
2 personen
Nazorg
- 65
Instrumenten inpakken
6 personen
- 66
Muziekpartijen verzamelen
3 personen
- 67
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 68
Barvoorraad opruimen
3 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Afval verzamelen
3 personen
- 71
Stoelen terugplaatsen
4 personen
- 72
Lessenaars terugplaatsen
3 personen
- 73
Decoratie verwijderen
3 personen
- 74
Zaal schoonmaken
4 personen
- 75
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 76
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 77
Locatie afsluiten
2 personen
- 78
Materialen retourneren
2 personen
- 79
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
- 80
Borgmaterialen controleren
- 81
Bezoekersberichten beantwoorden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Bezoekersstoelenaantal 180
- Muzikantenstoelenaantal 45
- Tafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 180
- Koffielepelsaantal 180
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Kannenaantal 12
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 45
- Dirigentenlessenaar
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
- Kassabox
- Pinapparaat
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Handlampenaantal 4
Muziekmateriaal
- Partiturenmappenaantal 45
- Potloodsetsaantal 10
- Reserve rietjesaantal 20
- Instrumentstandaardsaantal 12
- Stemapparatenaantal 4
- Blaasmondstukkenaantal 6
- Reserve snarenaantal 6
- Onderhoudsdoekenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Bloemstukkenaantal 6
- Welkomstbord
- Routebordjesaantal 8
- Plakstripsaantal 4
Verlichting
- Lichtspotsaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- LED-kaarsenaantal 24
Keuken
- Kurkentrekkersaantal 3
- Flesopenersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Keukenmessenaantal 4
- Scharenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Rubberhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de datum en locatie eerst vast en controleer direct welke vergunningen nodig zijn. Plan daarna pas uitnodigingen, kaartverkoop en catering, zodat je geen informatie hoeft te wijzigen.
- Stel het programma samen voordat je repetities plant. Reserveer meerdere repetitiemomenten en controleer per partij of alle muzieklessenaars, dirigentenlessenaars en bladmuziek beschikbaar zijn.
- Maak een tijdschema voor de concertdag met aparte momenten voor opbouw, soundcheck, ontvangst en opruimen. Test microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen vóór de zaal opengaat.
- Wijs vrijwilligers minstens twee weken vooraf een concrete post toe, zoals kaartcontrole, garderobe, catering of techniek. Zorg per publieksingang voor routebordjes en spreek af wie tijdens het concert aanspreekbaar blijft.
- Tel stoelen en servies op basis van het aantal verwachte bezoekers en muzikanten, niet op gevoel. Reserveer bezoekersstoelen en muzikantenstoelen apart en plan water, koffie en dranken zo dat aanvullen tijdens de pauze mogelijk is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren begin je met het organiseren van een harmonieconcert?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, dirigent en programma. Open de kaartverkoop zodra zaal, datum en aanvangstijd definitief zijn; plan de laatste technische controle uiterlijk 1 week voor het concert.
- Wanneer plan je de repetities voor een harmonieconcert?
- Plan de eerste repetitie uiterlijk 10 tot 12 weken voor de uitvoering als er nieuw repertoire wordt gespeeld. Leg de volledige repetitiekalender vast nadat het programma en de muzikantenbezetting zijn bevestigd.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een harmonieconcert?
- Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor kaartcontrole, 1 voor de garderobe, 1 voor catering en 1 voor techniek of zaalcoördinatie. Bij meer dan 100 bezoekers is een extra ontvangst- of pauzewerker praktisch.
- Wanneer regel je geluidsapparatuur en de stoelindeling?
- Reserveer microfoons, luidsprekers, statieven en het mengpaneel uiterlijk 4 weken vooraf. Maak de stoel- en podiumindeling minstens 2 weken voor het concert en controleer die tijdens de opbouw opnieuw op loopruimte en zichtlijnen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!