Instrumentenworkshop organisieren: die Checkliste
Eine Instrumentenworkshop-Checkliste hilft dir, Anmeldung, Raum, Gruppen und Material rechtzeitig zusammenzubringen. Beginne mit der Raumzusage und der Einteilung von Lehrkräften und Begleitpersonen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Workshop-Einteilung. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Arbeitsstationen, Tontechnik, Instrumente und den Empfang. Die vollständige Liste umfasst 49 Aufgaben und 46 benötigte Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Workshopraum bestätigen
Lehrkräfte und Begleitpersonen festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Workshop-Einteilung erstellen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Materialliste prüfen
2 Personen
Benötigte Materialien reservieren
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Teilnehmer erinnern
Raum öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Arbeitsstationen einrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Namensaufkleber verteilen
Eröffnung und Erklärung geben
Teilnehmende auf Gruppen verteilen
2 Personen
Erste Workshoprunde begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Die zweite Workshop-Runde begleiten
4 Personen
Technische Unterstützung leisten
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Gemeinsame Spielrunde betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
Abschluss und Dank aussprechen
Nachbereitung
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 50
- Klappttisch Registrierungstisch
- TischdeckenAnz. 10
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- InstrumentenkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MetronomeAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- Laptop
- HDMI-Kabel
- SteckdosenleistenAnz. 4
Musikausrüstung
- NotenständerAnz. 20
- Klavierhocker
- Percussion-BoxAnz. 2
- Keyboard
- Keyboardständer
- GitarrenständerAnz. 6
- ErsatzsaitenAnz. 4
- PlektrenAnz. 30
- SchlagzeugstöckeAnz. 6
- AbstimmgeräteAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- MesserAnz. 4
Dekoration
- NamensschilderAnz. 50
- NamensaufkleberAnz. 50
- StifteAnz. 30
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 6
- Wegweiser-SchilderAnz. 4
- PapiertischdeckenAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen erst, wenn der Workshopraum bestätigt und die Zahl der Lehrkräfte und Begleitpersonen geklärt ist. Öffne das Anmeldeformular anschließend mit einer klaren Anmeldefrist, damit du die Gruppen planen kannst.
- Aktualisiere die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Schicke Programm und wichtige Hinweise spätestens 3 Tage vor dem Workshop an alle Teilnehmenden.
- Prüfe Material- und Einkaufsliste getrennt voneinander. Reserviere benötigte Instrumente, Notenständer, Metronome und Technik zuerst; Verbrauchsmaterial wie Plektren, Ersatzsaiten und Schlagzeugstöcke wird sonst leicht zu spät besorgt.
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau ein. Tische, Stühle und Arbeitsstationen sollten stehen, bevor du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel anschließt und testest.
- Richte den Registrierungstisch vor dem Einlass ein und stelle Getränke sowie Snacks bereit. Kaffee und Tee kannst du vorbereiten, während die Getränke kalt gestellt werden; so bleibt der Empfangstisch während der ersten Ankunft besetzt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Instrumentenworkshop-Checkliste beginnen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Workshop mit der Raumzusage, der Auswahl von Lehrkräften und den Einladungen. Die Anmeldung sollte mindestens 2 Wochen geöffnet sein, damit du Gruppen und Material planen kannst.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Instrumentenworkshop?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsstationen, Instrumente und Technik. Für einen größeren Aufbau mit mehreren Mikrofonen, Lautsprechern und Instrumentengruppen sind 2 Stunden sicherer.
- Wann soll ich die Teilnehmer an einen Instrumentenworkshop erinnern?
- Schicke die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Füge Programm, Beginn, Raumhinweise und den Hinweis hinzu, ob eigene Instrumente oder weiteres Material mitgebracht werden sollen.
- Wie plane ich die Instrumente und Technik für eine Workshopgruppe?
- Erstelle die Workshop-Einteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind, spätestens 7 Tage vorher. Prüfe danach pro Arbeitsstation Instrumente, Ständer, Kabel, Steckdosenleisten und benötigte Mikrofone.
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