Checklist voor een goed voorbereide installatieceremonie

Een installatieceremonie vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk de ceremoniebegeleiding, teksten, badges, naamkaartjes, catering en techniek. Begin met datum en locatie, werk daarna via uitnodigingen en aanmeldingen naar het definitieve programma. In de laatste week controleer je materialen, dieetwensen en leveranciers; op de dag zelf blijven vooral opbouw, geluid en ontvangst over. Met deze checklist zie je wat wanneer klaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Installatieprogramma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers en boodschappen plannen
2 personen
Ruimte reserveren
Ceremoniebegeleiders aanwijzen
2 personen
Installatieteksten voorbereiden
2 personen
Badges en dassen controleren
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Muziek voor ceremonie selecteren
Programma met leiding doornemen
4 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ceramoniemateriaal klaarleggen
2 personen
Vlag en versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en gebak uitstallen
2 personen
Briefing voor medewerkers houden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Installatieceremonie begeleiden
4 personen
Dassen en badges uitreiken
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Begeleiden van afsluiting
3 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering en vlag verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 5
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Lader voor apparatuuraantal 2

Decoratie

Scoutingvlag
Vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Badgehoudersaantal 50
Programmakaartenaantal 70
Pennenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het installatieprogramma uiterlijk twee weken vooraf vast en neem het daarna door met de leiding en ceremoniebegeleiders. Zo zijn teksten, volgorde en muziek niet pas tijdens de opbouw onderwerp van overleg.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal uiterlijk vijf dagen vooraf door aan degene die boodschappen en hapjes regelt. Houd bij het buffet herkenbare kaartjes bij afwijkende gerechten.
Plan de naamkaartjes, badges en dassen als aparte controle. Leg per deelnemer één naamkaartje klaar en tel de badgehouders en programmakaarten voordat je naar de locatie vertrekt.
Test draagbare speaker, draadloze microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Neem ook een lader mee; een lege accu valt meestal pas op wanneer de ceremonie begint.
Begin de opbouw minstens twee uur voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna buffet en drankentafel in en test als laatste het geluid, zodat een wijziging in de zaalindeling niet opnieuw alles verplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een installatieceremonie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de ceremonie en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je catering en materialen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een installatieceremonie?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, decoratie, ceremoniemateriaal en techniek. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor een volledige doorloop met de leiding en begeleiders.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een installatieceremonie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Voor een programma van 2 uur komt dat neer op ongeveer 4 tot 5 drinkmomenten per persoon; pas dit aan op het weer en de duur van de receptie.
Wanneer moet ik de teksten en het ceremonieprogramma klaar hebben?: Zorg dat teksten, muziek en programmavolgorde uiterlijk 2 weken vooraf klaar zijn. Doe de laatste gezamenlijke controle met de leiding uiterlijk 2 dagen voor de ceremonie, niet pas tijdens de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.