Checklist pour organiser une cérémonie d’installation

Une cérémonie d’installation réussie repose sur un déroulé clair et une préparation répartie dans le temps. Commencez par fixer la date et le lieu, puis coordonnez les inscriptions, les accompagnateurs, les textes et le programme. Dans les derniers jours, vérifiez les badges, le matériel sonore, les boissons et les besoins alimentaires. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer la salle, tester le micro et mettre en place le buffet avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme d’installation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les fournisseurs et les achats
2 personnes
Réserver la salle
Désigner les accompagnateurs de cérémonie
2 personnes
Préparer les textes d’installation
2 personnes
Vérifier les badges et les cravates
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Sélectionner la musique pour la cérémonie
Passer le programme en revue avec l'encadrement
4 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer le matériel de cérémonie
2 personnes
Accrocher les drapeaux et la décoration
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches et les pâtisseries
2 personnes
Faire un briefing avec le personnel
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner la cérémonie d’installation
4 personnes
Remettre les cravates et les badges
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Accompagner la clôture
3 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les décorations et le drapeau
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel audio
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 5
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Chargeur pour équipementqté 2

Décoration

Drapeau du scoutisme
Guirlande de fanionsqté 4
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 50
Cartes du programmeqté 70
Stylosqté 20
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle dès que possible, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription située au moins 10 à 14 jours avant la cérémonie.
Prévoyez un responsable pour les inscriptions et les besoins alimentaires : un tableau à jour 7 jours avant l’événement évite les oublis au buffet.
Testez l’enceinte portable, le micro sans fil, les rallonges et les multiprises la veille, puis gardez un chargeur à portée de main le jour même.
Préparez les badges nominatifs, les porte-badges et les cartes du programme au moins 2 jours avant. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Commencez l’installation de la salle 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités : tables, chaises, drapeaux, décoration, buffet, boissons froides, café et thé doivent être prêts avant le début du programme.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une cérémonie d’installation ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, construire le programme, désigner les accompagnateurs et traiter les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, la décoration, le matériel de cérémonie et le buffet. Ajoutez 30 minutes pour tester le son et faire une dernière répétition du programme.
Quand préparer les badges pour une cérémonie d’installation ?: Créez les badges 2 jours avant, une fois la liste des participants suffisamment stable. Imprimez aussi quelques badges vierges afin de gérer les inscriptions ou les changements de dernière minute.
Quand refroidir les boissons et préparer le buffet ?: Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début de la cérémonie, ou la veille si les glacières sont disponibles. Disposez les amuse-bouches, les pâtisseries, le café et le thé environ 30 minutes avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.