Checklist installatie gemeenteraad organiseren
Een installatie van de gemeenteraad vraagt meer dan een zaal, stoelen en een agenda. Je moet verklaringen en beloften controleren, raadsleden en pers tijdig uitnodigen en de techniek voor toespraken en presentaties testen. Ook de inrichting telt: de raadstafel, spreektafel, registratietafel, vlaggen en bloemen moeten logisch klaarstaan. Gebruik deze checklist om het werk van datumbevestiging tot de laatste controle op locatie in de juiste volgorde uit te voeren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekers bevestigen
Beloften en verklaringen controleren
2 personen
Naambadges voorbereiden
Zitplan opstellen
2 personen
Catering bestellen
Bloemen en decoratie bestellen
Techniek reserveren
Fotograaf informeren
Perslijst voorbereiden
Persuitnodigingen versturen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes afdrukken
Programma's afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Raadstafel inrichten
2 personen
Zitplaatsen markeren
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Vlaggen plaatsen
2 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
Registratietafel inrichten
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Pers begeleiden
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
Opening ondersteunen
Sprekers oproepen
Microfoons bedienen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Receptie klaarzetten
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Gasten informeren over vertrek
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 12
- Raadstafel
- Spreektafel
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Bordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerplateausaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikker
Decoratie
- Nederlandse vlag
- Gemeentevlag
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafellopersaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 40
- Naambadgesaantal 100
- Kleefgumaantal 2
- Krijtbordenaantal 3
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
Keuken
- Kurkentrekkeraantal 2
- Flessenopenersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma pas definitief vast nadat alle sprekers zijn bevestigd. Verzamel presentaties uiterlijk vóór de opbouw en test ze op de laptop, beamer en het projectiescherm.
- Controleer beloften en verklaringen vooraf op naam en inhoud. Leg de benodigde documenten klaar bij de raadstafel, zodat niemand tijdens de installatie hoeft te zoeken.
- Maak naast het zitplan ook een aparte registratielijst met aanmeldingen, dieetwensen en pers. Zet de registratietafel bij de ingang en bereid naamkaartjes en naambadges vooraf voor.
- Plan techniekcontrole vóór de gasten binnenkomen. Test draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers, mengpaneel, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen in de opgestelde zaal.
- Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en dieetwensen. Controleer bij de locatie ook koffie- en thermoskannen, glazen, borden, bestek, buffettafels en voldoende plek voor kapstokken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een installatie van de gemeenteraad organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en programma. Plan de laatste week voor aanmeldingen, verklaringen, presentaties, perslijst en techniekcontrole.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor de installatie van een gemeenteraad?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag daarin om aanmelding en dieetwensen en sluit de registratie uiterlijk 7 dagen voor de installatie af.
- Wat moet je klaarzetten voor een installatie van de gemeenteraad?
- Zet in elk geval de raadstafel, spreektafel, registratietafel, stoelen, naamkaartjes, programma's, vlaggen en bloemstukken klaar. Test daarnaast alle microfoons, luidsprekers en presentatiemiddelen vóór aanvang.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een installatie gemeenteraad?
- Reserveer minimaal 3 uur voor zaalopstelling, raadstafel, registratietafel, catering en decoratie. Houd daarna nog minstens 30 minuten vrij voor een volledige test van geluid, beeld en presentaties.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!