Checklist pour l’installation du conseil municipal
L’installation du conseil municipal demande une préparation précise, car la cérémonie réunit élus, invités, presse et intervenants dans un cadre officiel. Cette checklist vous guide dans l’ordre : confirmer le lieu et la date, gérer les inscriptions, préparer le protocole, puis coordonner la technique, la restauration et l’accueil. Prévoyez aussi un temps dédié aux vérifications sur place : les badges, les micros, les présentations et la disposition de la table du conseil sont souvent finalisés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Vérifier les promesses et les déclarations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Établir le plan de table
2 personnes
Commander le catering
Commander les fleurs et la décoration
Réserver la technique
Informer le photographe
Préparer la liste de presse
Envoyer les invitations presse
Rassembler les présentations
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager la table du jury
2 personnes
Baliser les places assises
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Installer les drapeaux
2 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Installer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Encadrer la presse
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
Soutenir l’ouverture
Appeler les intervenants
Gérer les micros
Animer le moment photo
2 personnes
Préparer la réception
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Informer les invités du départ
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver les photos et les documents
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 12
- Table de conseil
- Table de prise de parole
- Table d'inscription
- Tables de buffetqté 3
- Porte-manteauxqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Verres à vinqté 80
- Assiettesqté 100
- Assiettes à dessertqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets à caféqté 6
- Thermosqté 6
Équipement
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles HDMIqté 3
- Cliqueur de présentation
Décoration
- Drapeau néerlandais
- Drapeau de la commune
- Compositions floralesqté 6
- Chemins de tableqté 12
- Porte-nomsqté 40
- Badges nominatifsqté 100
- Pâte adhésiveqté 2
- Panneaux en ardoiseqté 3
Éclairage
- Lampadairesqté 4
Cuisine
- Tire-bouchonqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date, le lieu et les intervenants, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux invités pour s’inscrire et signaler leurs besoins alimentaires.
- Réservez la technique avant de finaliser le programme : prévoyez notamment les microphones sans fil, les pieds de micro, les haut-parleurs, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles HDMI.
- Préparez les badges nominatifs et les programmes en deux temps : vérifiez les noms et fonctions après la clôture des inscriptions, puis imprimez-les au plus tard la veille.
- Dessinez le plan de salle avant l’installation : distinguez la table du conseil, la table de prise de parole, la table d’inscription et les tables du buffet pour éviter de déplacer le mobilier le jour même.
- Bloquez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour nettoyer l’espace, installer les chaises et les tables, tester le son et l’image, puis vérifier les drapeaux, les fleurs et les porte-manteaux.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour l’installation du conseil municipal ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la cérémonie. Gardez une période d’au moins 10 jours pour enregistrer les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes pour installer les chaises, les tables, la table du conseil, l’accueil et le buffet. Ajoutez 30 minutes si le vidéoprojecteur, les microphones et la table de mixage doivent être testés sur place.
- Quand préparer les badges et les programmes ?
- Préparez les fichiers dès que le programme et la liste des participants sont stabilisés. Imprimez les badges et les programmes la veille, puis gardez quelques exemplaires vierges pour corriger une erreur de dernière minute.
- Que vérifier le jour de l’installation du conseil municipal ?
- Faites une vérification complète 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités : disposition de la salle, inscriptions, badges, déclarations, son, image, présentations, restauration et décoration. Testez chaque microphone et chaque source vidéo avant l’ouverture des portes.
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