Checkliste für eine Stadtratssitzung
Eine Stadtratssitzung braucht mehr Vorbereitung als nur eine Tagesordnung. Früh müssen Ort, Datum, Referenten und Anmeldungen feststehen; kurz vor dem Termin kommen Sitzplan, Technik, Presseunterlagen und Verpflegung dazu. Planen Sie mindestens sechs Wochen Vorlauf ein, wenn Einladungen, Catering und Präsentationen koordiniert werden müssen. Diese Checkliste führt Sie von den ersten Bestätigungen bis zur eingerichteten Sitzung vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
2 Personen
Referenten bestätigen
Gelübde und Erklärungen prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Sitzplan erstellen
2 Personen
Catering bestellen
Blumen und Deko bestellen
Technik reservieren
Fotograf informieren
Presseliste vorbereiten
Presseeinladungen versenden
Präsentationen sammeln
Namensschilder drucken
Programme ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Konferenztisch einrichten
2 Personen
Sitzplätze markieren
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Fahnen aufstellen
2 Personen
Blumengestecke platzieren
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
Empfangstheke besetzen
2 Personen
Gäste empfangen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Personen begleiten
Gäste in den Saal begleiten
2 Personen
Eröffnung unterstützen
Sprecher aufrufen
Mikrofone bedienen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Empfang vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Diätgerichte servieren
2 Personen
Geschirr abholen
2 Personen
Gäste über die Abreise informieren
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Ausrüstung sicher verstauen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Fotos und Dokumente archivieren
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 12
- Quiztisch
- Rednertisch
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- Präsentationsklicker
Dekoration
- Niederländische Flagge
- Gemeindefahne
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischläuferAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 40
- NamensschilderAnz. 100
- KlebestiftAnz. 2
- KreidetafelnAnz. 3
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Küche
- KorkenzieherAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätigen Sie Datum und Ort mindestens sechs Wochen vorher. Verschicken Sie die Einladungen anschließend zeitnah und führen Sie Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Übersicht.
- Schließen Sie Programm, Referenten, Gelübde und Erklärungen spätestens zwei Wochen vor der Sitzung ab. Präsentationen sollten zu diesem Zeitpunkt ebenfalls eingesammelt und auf einem Laptop getestet werden.
- Erstellen Sie den Sitzplan eine Woche vorher und drucken Sie Namensschilder und Programme spätestens zwei Werktage vor dem Termin. So bleibt Zeit für Änderungen bei Absagen oder verspäteten Anmeldungen.
- Reservieren Sie Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Beamer, Leinwand und Präsentationsklicker frühzeitig. Prüfen Sie am Vortag alle HDMI- und Verlängerungskabel sowie den Ton mit einer kurzen Probe.
- Planen Sie die Raumvorbereitung am Sitzungstag mit einem festen Zeitfenster von mindestens zwei Stunden. Stellen Sie Registrierungstisch, Rednertisch, Konferenztisch, Buffetische, Stühle und Tische auf, bevor Catering, Blumen und Fahnen platziert werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Stadtratssitzung planen?
- Beginnen Sie idealerweise sechs Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Für eine Sitzung mit mehreren Referenten, Presse und Technik sind acht Wochen Vorlauf sinnvoll.
- Wann müssen die Einladungen zur Stadtratssitzung verschickt werden?
- Verschicken Sie die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Setzen Sie die Anmeldefrist auf ungefähr zwei Wochen vorher, damit Sitzplan, Namensschilder und Catering rechtzeitig angepasst werden können.
- Wann sollte die Technik für eine Stadtratssitzung geprüft werden?
- Reservieren Sie die Technik mindestens zwei Wochen vorher und testen Sie sie spätestens am Vortag. Planen Sie am Sitzungstag zusätzlich 30 bis 60 Minuten für Ton, Beamer, Laptop und Präsentationsklicker ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Stadtratssitzung?
- Rechnen Sie für Reinigung, Bestuhlung, Tische, Registrierung, Technik und Dekoration mit mindestens zwei Stunden. Bei einem größeren Raum oder mehreren Präsentationen sollten Sie drei Stunden Aufbauzeit einplanen.
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