Checklist voor een goed georganiseerde inspiratiedag

Een inspiratiedag vraagt om meer dan een programma en een locatie. Je regelt sprekers, sessies, techniek, catering en deelnemersinformatie in een vaste volgorde. Begin met datum, programma en zaalindeling en werk daarna toe naar aanmeldingen, materialen en de opbouw. Vooral presentaties, dieetwensen, parkeerinformatie en kabels worden vaak pas op het laatste moment gecontroleerd. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste afspraken tot het ophalen van de locatiesleutels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bepalen
2 personen
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
Reserveringen voor locatie maken
Cateringafspraken vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma aan deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Werkvormen voorbereiden
3 personen
Hand-outs afdrukken
2 personen
Evaluatieformulieren afdrukken
Materialen per sessie sorteren
2 personen
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Microfoons en speakers testen
2 personen
Flipovers en werktafels plaatsen
3 personen
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffet en borreltafel inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Workshopruimtes begeleiden
4 personen
Materialen voor workshops uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Borden en bestek aanvullen
2 personen
Koffie en dessert serveren
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Dranken en hapjes bijvullen
3 personen
Bedankwoord en afsluiting verzorgen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemers bedankmail versturen
Foto's en presentaties delen
Evaluatieformulieren verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kledingrek

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 60
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Plakgumaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4
Noodlampenaantal 2

Presentatiemateriaal

Flipoversaantal 6
Flipoverblokkenaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Whiteboardmarkersaantal 24
Post-itsaantal 20
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Schrijfplankenaantal 30
Stickersetsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk enkele weken vooraf het programma, de sprekers en de zaalindeling vast. Zo weet je hoeveel sessieruimtes, stoelen, tafels en begeleiders nodig zijn.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen klaar zijn en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag daarbij direct naar dieetwensen, zodat je catering niet pas op de eventdag hoeft aan te passen.
Stuur programma en parkeerinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf naar deelnemers. Vermeld ook waar de registratie- en garderobetafel staan en hoe laat de ontvangst begint.
Verzamel presentaties uiterlijk 2 dagen vooraf en test elke laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en speaker. Leg per sessie een reservekabel en presentatieklikker klaar.
Sorteer hand-outs, evaluatieformulieren en werkvormmaterialen per sessie voordat je de locatie opbouwt. Koel dranken en controleer cateringhoeveelheden op de dag ervoor, niet tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inspiratiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en sprekers. Open het aanmeldformulier zodra deze basis staat en sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de inspiratiedag.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een inspiratiedag?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, techniek, catering en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige test van presentaties, geluid en projectie.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een inspiratiedag verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen uit bij de aanmelding en controleer de lijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan de catering.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een inspiratiedag?: Reken tijdens een programma van ongeveer 6 uur op gemiddeld 1,5 tot 2 liter drinken per persoon, verdeeld over water, koffie, thee en andere dranken. Zet koffie, thee en water bij de ontvangst klaar en vul gedurende de dag aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.