Wat heb je nodig voor een inspiratiedag?

Voor een inspiratiedag heb je meer nodig dan koffie, stoelen en een beamer. Deelnemers bewegen tussen registratie, presentaties, werkvormen en pauzes, waardoor techniek, servies en materialen op meerdere plekken tegelijk nodig kunnen zijn. Deze boodschappenlijst helpt je de catering, apparatuur en inrichting compleet te maken. Controleer uiterlijk een week vooraf wat de locatie al heeft en wat je zelf moet meenemen; vooral kabels, microfoons, naamkaartjes en hulpmiddelen voor sessies worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Kledingrek

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 60
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 12
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 8
Plakgumaantal 4

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4
Noodlampenaantal 2

Presentatiemateriaal

Flipoversaantal 6
Flipoverblokkenaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Whiteboardmarkersaantal 24
Post-itsaantal 20
Pennenaantal 70
Notitieblokkenaantal 60
Schrijfplankenaantal 30
Stickersetsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakkar
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilogram
- Theezakjes - 120 stuks
- Zwarte thee - 40 zakjes
- Kruidenthee - 40 zakjes
- Groene thee - 40 zakjes
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Halfvolle koffiemelk - 2 liter
- Suiker - 1 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Citroenen - 12 stuks
- Spa Blauw - 60 flessen
- Spa Rood - 30 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Appelsap - 8 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Gemberbier - 6 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Bierkratjes - 3 kratten
- IJsblokjes - 12 kilogram
- Bruiswater - 6 liter
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Wraps - 60 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Pesto - 4 potten
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Geitenkaas - 750 gram
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Rosbief - 1 kilogram
- Falafel - 2 kilogram
- Kruidenroomkaas - 750 gram
- Gemengde sla - 3 kilogram
- Komkommers - 10 stuks
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Paprika's - 12 stuks
- Rode uien - 2 kilogram
- Avocado's - 12 stuks
- Wortels - 2 kilogram
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Bessenmix - 2 kilogram
- Citroenmelisse - 6 bosjes
- Notenmix - 2 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Olijven - 2 kilogram
- Zongedroogde tomaten - 1 kilogram
- Gemengde borrelnoten - 2 kilogram
- Crackers - 10 pakken
- Grissini - 8 pakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicodressing - 2 flessen
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 1 pot
- Knoflook - 6 bollen
- Basmatirijst - 4 kilogram
- Pasta - 4 kilogram
- Tomatensaus - 8 potten
- Kokosmelk - 8 blikken
- Groentebouillon - 2 pakken
- Gemengde groenten - 8 kilogram
- Kikkererwten - 12 blikken
- Kipfilet - 6 kilogram
- Tofu - 3 kilogram
- Kruidenmix - 4 potten
- Broodjes - 70 stuks
- Yoghurt - 5 kilogram
- Granola - 2 kilogram
- Slagroom - 2 liter
- Brownies - 70 stuks
- Minimuffins - 70 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Chocolade - 2 kilogram
- Koffiefilters - 3 pakken
- Servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Vershoudbakjes - 20 stuks
- Afvalzakken - 40 stuks
- Biologische afvalzakken - 20 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Schoonmaakdoekjes - 3 pakken
- Allesreiniger - 2 flessen
- Desinfectiespray - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectiegel - 4 flessen
- Zakdoekjes - 12 dozen

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna per pauze aan. Zet water, koffie en thee niet pas bij de start klaar, maar controleer ook extra kopjes en glazen voor de tweede helft van de dag.
Plan per spreker minimaal één laptopaansluiting, een HDMI-kabel en een vrije stroomaansluiting. Neem daarnaast een presentatieklikker en een reservekabel mee; een verzamelde presentatie werkt niet als de aansluiting in de zaal ontbreekt.
Zet registratie apart van de catering en geef die tafel een duidelijke plek bij de ingang. Leg naamkaartjes, deelnemersinformatie en schrijfmateriaal uiterlijk 30 minuten voor ontvangst klaar, zodat de eerste deelnemers niet tussen dozen staan.
Sorteer materialen per sessie in afzonderlijke stapels of bakken. Leg hand-outs en benodigdheden minstens een uur voor de eerste werkvorm klaar; tijdens een pauze zoeken naar losse materialen kost direct tijd.
Controleer de zaalopstelling vóórdat de catering arriveert. Klaptafels, stoelen en statafels bepalen de looproute, terwijl buffettafels, registratie en projectiescherm vrije doorgangen nodig hebben; laat minstens één persoon de indeling ter plekke nalopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen en kopjes heb ik nodig voor een inspiratiedag?: Neem per deelnemer minimaal 2 drinkglazen of een herbruikbaar alternatief en 2 koffiekopjes voor een dag met meerdere pauzes. Voor een afsluitend drankje tel je wijnglazen of bierglazen apart mee; bestel of leen altijd ongeveer 10% extra.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een inspiratiedag?: Reken op 4 tot 6 koppen koffie of thee per persoon voor een volledige dag, afhankelijk van het aantal pauzes. Controleer uiterlijk 3 dagen vooraf hoeveel deelnemers en dieetwensen zijn aangemeld, zodat je melk, suiker en alternatieven niet op het laatste moment hoeft te halen.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een inspiratiedag?: Zorg minimaal voor een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabel, verlenghaspel, stekkerdoos en presentatieklikker. Test alle presentaties en aansluitingen uiterlijk 1 uur voor de ontvangst; gebruik je microfoons, controleer dan ook speakers, standaards en batterijen.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een inspiratiedag doen?: Haal houdbare boodschappen en verbruiksartikelen 2 tot 3 dagen vooraf in huis. Koop verse catering uiterlijk de dag ervoor, koel dranken tijdig en controleer op de ochtend zelf nog de aantallen, dieetwensen, servies en materialen per sessie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.