Journée d’inspiration : la liste de courses et du matériel

Pour une journée d’inspiration, les achats ne se limitent pas au café et aux repas. Il faut aussi prévoir l’accueil, les pauses, les présentations et la circulation dans la salle. Cette liste rassemble la vaisselle, les boissons, le mobilier et le matériel technique à acheter, louer ou apporter. Vérifiez les quantités après les inscriptions, surtout pour le catering, les badges et les besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Portant à vêtements

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 60
Verres à bièreqté 60
Assiettes de dînerqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 70
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 60
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Colle repositionnableqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4
Lampes de secoursqté 2

Matériel de présentation

Paperboardsqté 6
Feuilles pour paperboardqté 8
Tableaux blancsqté 4
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 20
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Porte-blocsqté 30
Lots d’autocollantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 120 pièces
- Thé noir - 40 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Lait de café demi-écrémé - 2 litres
- Sucre - 1 kilogramme
- Édulcorant - 200 pièces
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rood - 30 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Caisses de bière - 3 caisses
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Eau pétillante - 6 litres
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Wraps - 60 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Pesto - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Fromage de chèvre - 750 grammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Rôti de bœuf - 1 kilogramme
- Falafel - 2 kilogrammes
- Fromage frais aux herbes - 750 grammes
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Concombres - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Avocats - 12 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mélange de baies - 2 kilogrammes
- Mélisse citronnelle - 6 bottes
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Olives - 2 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Mélange de cacahuètes apéritives - 2 kilogram
- Crackers - 10 paquets
- Grissini - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigrette balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Riz basmati - 4 kilogram
- Pâtes - 4 kilogrammes
- Sauce tomate - 8 pots
- Lait de coco - 8 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 paquets
- Légumes mélangés - 8 kilogram
- Pois chiches - 12 boîtes
- Filet de poulet - 6 kilogrammes
- Tofu - 3 kilogrammes
- Mélange d’épices - 4 pots
- Sandwichs - 70 pièces
- Yaourt - 5 kilogrammes
- Granola - 2 kilogram
- Crème chantilly - 2 liter
- Brownies - 70 pièces
- Mini-muffins - 70 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Chocolat - 2 kilogrammes
- Filtres à café - 3 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Boîtes de conservation - 20 pièces
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Sacs poubelle biodégradables - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Mouchoirs - 12 boîtes

Conseils

Prévoyez au minimum deux gobelets ou verres par participant pour la journée, davantage si plusieurs boissons sont servies en même temps. Séparez les verres à eau, à vin et à bière au buffet pour éviter les mélanges.
Pour une pause café, comptez deux tasses par personne si la journée comporte une pause le matin et une autre l’après-midi. Préparez une machine à café et une bouilloire de secours si le lieu n’en fournit pas.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les ordinateurs et les câbles HDMI au moins 24 heures avant l’accueil. Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique, plutôt que de compter sur les prises du mur.
Préparez les badges nominatifs et les documents imprimés avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Ces copies couvrent les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les intervenants ajoutés au dernier moment.
Comptez les assiettes, couverts et plats de service après avoir reçu les réponses alimentaires, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Refroidissez les boissons la veille et regroupez le matériel par session pour accélérer l’installation.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir par personne pour une journée d’inspiration ?: Prévoyez deux verres par personne pour l’eau et les autres boissons, puis ajoutez les verres à vin ou à bière selon le programme. Gardez une réserve de 10 % pour les verres cassés ou manquants.
Quand faut-il acheter les boissons et le matériel de catering ?: Achetez les boissons et les produits non périssables 2 à 3 jours avant. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les quantités finales après la clôture des inscriptions.
Quel matériel technique faut-il prévoir pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un câble HDMI, une rallonge et une multiprise. Faites un test complet au moins 24 heures avant, avec chaque présentation prévue.
Combien de documents et de badges faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Préparez les badges dès que les inscriptions sont traitées, idéalement 2 à 3 jours avant la journée.

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