Checklist voor een goed georganiseerde innovatiedag

Een innovatiedag vraagt om meer dan een programma en een paar sprekers. Je regelt tegelijk zalen, workshops, techniek, deelnemersinformatie, catering en materialen per onderdeel. Begin met datum, locatie en programma, leg daarna sprekers en begeleiders vast en werk toe naar een gecontroleerde opbouw. Deze checklist helpt je de 68 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat presentaties, naamkaartjes, dieetwensen en techniek niet op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma bevestigen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Workshopmaterialen bestellen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Routebordjes maken
Materialen per workshop verdelen
2 personen
Sprekersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Techniek testen
2 personen
Deelnemersmappen vullen
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podium en presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Buffet en koffietafel opstellen
3 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze begeleiden
2 personen
Workshops aankondigen
Workshops begeleiden
6 personen
Workshopmaterialen aanvullen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Netwerkgesprekken faciliteren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Presentaties archiveren
Bedankbericht versturen
Foto’s en materialen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Statafelsaantal 8
Registratietafel
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Wifi-router
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 90
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Routebordjesaantal 12
Programmapostersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6

Workshopmateriaal

Flip-overblokkenaantal 8
Stiftenaantal 48
Post-itsaantal 24
Notitieboekjesaantal 90
Balpennenaantal 100
Stemstickersaantal 500
Canvasvellenaantal 100
Touwaantal 4
Schaarsetsaantal 12
Plakbandrollenaantal 12
Kleefgumaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Stofzuigersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg sprekers en workshopbegeleiders vast voordat je het programma publiceert. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je bestanden kunt testen op de beamer, klikkers en het projectiescherm.
Controleer aanmeldingen niet alleen op aantallen, maar ook op dieetwensen en workshopkeuzes. Stuur parkeerinformatie en het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle deelnemers.
Maak per workshop één materialenpakket en label dat met zaalnaam en starttijd. Verdeel de workshopmaterialen op de dag ervoor; zo hoef je tijdens de opbouw niet meer te zoeken.
Test techniek per zaal voordat deelnemers binnenkomen. Controleer microfoons, luidsprekers, wifi, laptops, stekkerdozen en verlengkabels en leg een extra presentatieklikker en kabelset klaar.
Plan de ontvangst en catering vanaf het eerste uur. Zet registratietafel, naamkaartjes, deelnemersmappen en kapstokken klaar en koel dranken minimaal 2 uur voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een innovatiedag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, zalen en programma. Benader sprekers en workshopbegeleiders direct daarna, zodat je uiterlijk 6 weken vooraf uitnodigingen kunt versturen.
Wanneer moet ik de catering voor een innovatiedag bestellen?: Bestel de catering ongeveer 3 weken vooraf, zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is. Sluit dieetwensen en allergieën uiterlijk 7 dagen vooraf af en geef de definitieve aantallen daarna door.
Wanneer moet ik de techniek voor een innovatiedag testen?: Reserveer techniek minimaal 2 weken vooraf en voer een volledige test uit op de dag vóór het evenement. Controleer per zaal beeld, geluid, stroom, wifi en alle presentaties.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een innovatiedag?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, registratie, catering en techniek. Laat sprekers en workshopbegeleiders minstens 60 minuten vóór de start aanwezig zijn voor een korte briefing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.