Journée de l’innovation : la checklist pour tout préparer

Une Journée de l’innovation demande de coordonner le programme, les intervenants, les ateliers et l’accueil des participants. Commence par verrouiller la date, les salles et le déroulé, puis avance vers les invitations et les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins alimentaires, la technique et le matériel de chaque atelier. Cette checklist rassemble les 68 tâches et 58 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les intervenants
2 personnes
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Finaliser le programme
2 personnes
Commander le catering
Réserver la technique
Commander le matériel d’atelier
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Créer des panneaux de direction
Répartir le matériel par atelier
2 personnes
Envoyer les informations sur les intervenants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Remplir les dossiers des participants
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager la scène et l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer le buffet et la table à café
3 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Soutenir les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Annoncer les ateliers
Encadrer les ateliers
6 personnes
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Faciliter les échanges de réseautage
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver les présentations
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 3
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Routeur wifi
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 16

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Nappesqté 12
Panneaux d’orientationqté 12
Affiches du programmeqté 8
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6

Matériel d'atelier

Blocs pour chevaletqté 8
Marqueursqté 48
Post-itqté 24
Carnetsqté 90
Stylos à billeqté 100
Autocollants de voteqté 500
Feuilles de toileqté 100
Cordeqté 4
Jeux de ciseauxqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Pâte adhésiveqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Raclettes de solqté 2
Aspirateursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, les salles et le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, les ateliers et les modalités d’accès dès leur inscription.
Demande les besoins alimentaires avec l’inscription et fixe une date limite environ 10 jours avant l’événement. Tu éviteras de commander le catering sans connaître le nombre de repas ni les régimes particuliers.
Pour chaque atelier, attribue un animateur et prépare un lot de matériel séparé. Répartis les fournitures la veille plutôt que le matin, quand les tables et la technique doivent encore être installées.
Teste la technique au moins 2 heures avant l’accueil : vidéoprojecteur, écran, microphones sans fil, haut-parleurs, ordinateurs, Wi-Fi, multiprises et rallonges doivent être vérifiés dans les vraies salles.
Prépare l’accueil avec une table d’inscription, les badges nominatifs, les dossiers participants et les panneaux de direction. Refroidis les boissons et installe le café avant l’arrivée du premier groupe, pas au début de la séance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée de l’innovation ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant l’événement si des intervenants et plusieurs ateliers sont prévus. Prévois une relance 10 à 14 jours avant la date limite d’inscription.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la Journée de l’innovation ?: Réserve au minimum 3 heures avant l’accueil pour installer les tables, chaises, badges, signalétique et ateliers. Ajoute 2 heures pour tester la technique si plusieurs salles ou microphones sont utilisés.
Quand commander le catering pour une Journée de l’innovation ?: Confirme le catering environ 10 jours avant l’événement, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifie encore le nombre final de participants 48 heures avant la livraison.
Que faut-il vérifier la veille d’une Journée de l’innovation ?: Contrôle le programme final, la liste des participants, les présentations, les badges et la répartition du matériel par atelier. Vérifie aussi que les boissons peuvent être refroidies et que chaque salle dispose des branchements nécessaires.

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