Checklist voor een goed voorbereide inloopmiddag

Een inloopmiddag lijkt eenvoudig, maar bezoekers merken direct wanneer ontvangst, koffie of informatie niet klaarstaat. Werk daarom van reservering en uitnodigingen naar aanmeldingen, catering en zaalopbouw. Verzamel dieetwensen vooraf, maak naamkaartjes en test geluid en microfoon voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Met deze checklist houd je 42 taken en 29 benodigde spullen overzichtelijk bij, inclusief de laatste controle en opruiming.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetproducten apart zetten
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Infoborden plaatsen
Geluid controleren

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Activiteiten begeleiden
3 personen
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden spullen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiemokkenaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Slingersaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Klembordenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalopbouw minimaal 60 minuten vóór de start. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt daarna de ontvangsttafel in en controleer of kapstokken en looproutes vrij blijven.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet dieetproducten apart en herkenbaar klaar, zodat ze niet tussen de gewone hapjes verdwijnen.
Koel dranken en zet koffie en thee niet pas bij binnenkomst klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of er genoeg mokken, glazen en serveerschalen zijn.
Maak naamkaartjes vóór de dag zelf en leg ze bij de ontvangsttafel. Houd een bijgewerkte aanmeldlijst bij, zodat ontbrekende of onverwachte bezoekers snel geholpen worden.
Test draagbare speaker, microfoon en verlengkabels minstens 30 minuten voor aanvang. Zet infoborden en het afgedrukte programma op zichtbare plekken en controleer daarna nog één keer het geluid in de zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een inloopmiddag organiseren?: Reserveer de zaal bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de inloopmiddag en sluit aanmeldingen 3 tot 5 dagen van tevoren als je catering moet inkopen.
Hoeveel koffie en drank heb ik nodig voor een inloopmiddag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor koffie en thee kun je daarnaast ongeveer 1 kop per persoon per uur aanhouden; tel extra als bezoekers langer blijven.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een inloopmiddag?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en controleer de lijst 3 dagen vooraf. Zet aparte dieetproducten op een eigen serveerschaal en vermeld duidelijk wat erin zit.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een zaal klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, aankleding, ontvangsttafel en informatieborden. Reserveer nog 30 minuten extra als je koffieapparaten, speaker en microfoon moet aansluiten en testen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.