Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas por la tarde

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Envía las invitaciones con al menos 14 días de antelación y cierra las inscripciones 3 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar el número de asistentes y sus preferencias dietéticas.
• Recoge las necesidades alimentarias junto con la inscripción y separa esos productos antes de preparar los aperitivos. Etiqueta las bandejas para evitar confusiones durante la recepción.
• Empieza el montaje 2 horas antes: coloca mesas y sillas, prepara la mesa de recepción y deja visibles los paneles informativos. Reserva los últimos 30 minutos para revisar detalles.
• Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y prepara el punto de café y té 30 minutos antes de recibir a los visitantes. Calcula dos tazas por persona si la jornada dura unas dos horas.
• Prueba el altavoz, el micrófono y los cables alargadores antes de colocar la decoración. Haz una comprobación final del sonido 20 minutos antes, cuando la sala ya esté montada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?

Envíalas al menos 14 días antes de la jornada. Cierra las inscripciones unos 3 días antes para poder comprar, imprimir el programa y preparar las tarjetas con nombres.

¿Cuándo hay que preparar la sala para una jornada de puertas abiertas por la tarde?

Empieza el montaje aproximadamente 2 horas antes de la apertura. La comprobación final de la sala, las sillas, la recepción y el sonido debería hacerse 20 minutos antes de recibir a los visitantes.

¿Cuánto café y cuántas bebidas necesito para una jornada de dos horas?

Calcula dos tazas de café o té por persona y entre dos y tres bebidas por persona durante las primeras horas. Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y prepara termos de reserva.

¿Cuándo debo preguntar por las preferencias dietéticas de los asistentes?

Incluye la pregunta en el formulario de inscripción y revisa las respuestas 3 días antes del evento. Separa y etiqueta los productos dietéticos antes de preparar los aperitivos.

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