Checklist pour organiser un après-midi portes ouvertes

Un après-midi portes ouvertes se prépare surtout dans les détails qui arrivent trop tard : inscriptions incomplètes, besoins alimentaires non recueillis ou badges encore à imprimer. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil des visiteurs. Prévoyez aussi le temps de vérifier les tables, les chaises, le café, les panneaux d’information et le matériel sonore avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre de côté les produits diététiques
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d’information
Vérifier le son

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités
3 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 8
Guirlandesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Presse-papiersqté 4

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et envoyer les invitations assez tôt pour obtenir une estimation fiable du nombre de visiteurs. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant l’événement.
Traitez les inscriptions dès leur arrivée et relevez les besoins alimentaires avant les courses. Mettez ensuite les produits adaptés de côté pour éviter qu’ils soient mélangés avec les autres encas.
Récupérez les clés et vérifiez la salle avant l’installation, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Contrôlez notamment l’emplacement des tables, des chaises, des porte-manteaux et de la table d’accueil.
Préparez les badges nominatifs et le programme la veille, puis installez-les à l’accueil par ordre alphabétique ou selon la liste des inscriptions. Cela réduit l’attente pendant les 30 premières minutes.
Refroidissez les boissons et préparez l’espace café au moins 45 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Testez aussi l’enceinte, le microphone et les rallonges avant de suspendre la décoration et d’ouvrir les portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 dernières heures pour l’installation et les vérifications sur place.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 2 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 5 jours avant. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer les badges, le programme et d’adapter les courses.
Quand préparer le café et les encas ?: Installez l’espace café et disposez les encas 30 à 45 minutes avant l’ouverture. Préparez le café au plus près de l’arrivée des visiteurs pour le servir chaud.
Que vérifier dans la salle avant l’ouverture ?: Consacrez au moins 30 minutes à vérifier les tables, les chaises, l’accueil, les panneaux d’information et les porte-manteaux. Testez également le son et assurez-vous que les rallonges ne gênent pas le passage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.