Inloopmiddag organiseren: checklist en planning

Een inloopmiddag staat of valt met een soepele ontvangst: bezoekers moeten direct weten waar ze zich melden, waar koffie staat en hoe ze door de ruimte lopen. Begin met uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen en werk daarna naar reserveringen, boodschappen en materialen toe. Op de dag zelf draait het om een ingerichte ontvangstbalie, gekoelde dranken, een klaarstaand buffet en geteste techniek. Deze checklist helpt je de 36 taken en 35 spullen in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst controleren
Ruimtes en looproute bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappen bestellen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet afbouwen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koffie- en theekannenaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon

Decoratie

Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Naamkaartjesaantal 80
Tafelkleedjesaantal 10
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en controleer de bezoekerslijst opnieuw vóór je boodschappen bestelt. Zo voorkom je dat hapjes of dranken ontbreken voor een specifieke groep.
Bepaal vooraf de looproute van ontvangstbalie naar koffie- en theepunt en buffet. Plaats pijlborden op beslispunten en houd doorgangen vrij, ook wanneer je klaptafels en klapstoelen neerzet.
Plan het ophalen van boodschappen en materialen vóór de opbouwdag. Koel dranken direct in koelboxen en controleer koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat bezoekers arriveren.
Zet de ontvangstbalie compleet klaar met bezoekerslijst, naamkaartjes en informatie. Wijs minimaal één persoon aan voor registratie en één persoon die koffie, thee, hapjes en dranken bijvult.
Test microfoon en draagbare speakers voordat de deuren opengaan en leg kabels veilig langs de looproute. Zet afvalbakken bij het buffet en de dranken, zodat gebruikte kopjes en borden niet op tafels blijven staan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een inloopmiddag versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen en sluit de registratie ongeveer 5 tot 7 dagen voor de inloopmiddag, zodat je bezoekerslijst en boodschappen kloppen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een inloopmiddag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, ontvangstbalie, bewegwijzering en versiering. Plan daarnaast 30 minuten voor het testen van techniek, koffie- en theepunt en gekoelde dranken.
Hoeveel koffie, thee en frisdrank moet ik voorzien voor een inloopmiddag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie extra water en houd minstens 10 procent reserve aan voor onverwachte bezoekers of langer verblijf.
Wanneer zet ik hapjes en drank klaar voor een inloopmiddag?: Zet koffie, thee en gekoelde dranken 15 tot 30 minuten voor de start klaar. Bereid bederfelijke hapjes zo laat mogelijk en plaats ze in kleine porties op serveerschalen, zodat het buffet netjes en vers blijft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.