Checklist pour organiser un après-midi portes ouvertes

Un après-midi portes ouvertes demande surtout une bonne circulation des visiteurs et un accueil qui ne ralentit pas les arrivées. Cette checklist regroupe les préparatifs à faire avant le jour J, du suivi des inscriptions au buffet, au café et à la signalétique. Prévoyez aussi le matériel technique, les badges et les solutions de réassort. Les tâches sont classées pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Déterminer les espaces et le parcours de circulation
2 personnes
Faire les réservations
Commander les courses
Vérifier le matériel
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Mettre le buffet en place
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Carafes à café et à théqté 6

Catering

Thermosqté 6
Courses

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceintes portablesqté 2
Microphone

Décoration

Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 80
Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Traitez les inscriptions plusieurs jours avant l’événement et notez les besoins alimentaires au même moment. La liste finale des participants vous servira pour prévoir les quantités et préparer les badges nominatifs.
Dessinez le parcours depuis l’entrée jusqu’aux espaces visités avant d’installer les tables et les chaises. Gardez un passage libre vers l’accueil, le buffet et les sorties, même lorsque plusieurs visiteurs arrivent ensemble.
Refroidissez les boissons à l’avance et installez le café et le thé avant l’ouverture. Prévoyez un thermos ou une carafe de réserve afin d’éviter une interruption pendant les premières arrivées.
Testez la technique avant que les visiteurs ne soient là : enceintes, microphone, rallonges et multiprises. Un essai de 15 minutes permet de repérer rapidement un câble trop court ou une prise indisponible.
Préparez le réassort dès l’installation du buffet, pas seulement quand les plateaux sont presque vides. Placez les réserves de boissons, de vaisselle et d’amuse-bouches à proximité, mais hors du passage des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un après-midi portes ouvertes ?: Commencez les invitations et les réservations au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Faites le point sur les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant, puis confirmez le matériel la veille.
Quand préparer les badges nominatifs pour les portes ouvertes ?: Préparez-les après la vérification de la liste des participants, idéalement 1 à 2 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges à l’accueil pour les visiteurs qui se présentent sans inscription.
Combien de boissons prévoir pour un après-midi portes ouvertes ?: Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis adaptez le réassort selon la durée et la météo. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez une réserve accessible à l’équipe.
Quand installer le buffet et le point café ?: Installez les tables, le buffet et le point café environ 60 à 90 minutes avant l’ouverture. Gardez les amuse-bouches couverts jusqu’au dernier moment et testez les machines à café et les bouilloires avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.