Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas por la tarde

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones y revisa la lista de visitantes al menos 24 horas antes. Usa las preferencias dietéticas para calcular los aperitivos y prepara tarjetas con nombres para agilizar la recepción.
• Define el recorrido antes de montar las mesas. Deja libre el acceso a la mesa de recepción, coloca los carteles direccionales en cada cambio de espacio y evita que el buffet bloquee la circulación.
• Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara termos, jarras de café y té y vasos antes de abrir las puertas. Así podrás reponer sin abandonar la recepción.
• Haz la prueba técnica como mínimo 60 minutos antes: comprueba altavoces, micrófono, máquinas de café, hervidores, cables alargadores y regletas. No esperes a que lleguen los visitantes para descubrir que falta una conexión.
• Reserva los últimos 30 minutos para una revisión completa: sillas colocadas, manteles individuales, aperitivos preparados, papeleras visibles y señalización instalada. Guarda material de limpieza y utensilios de cocina en un punto accesible, pero fuera del recorrido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas por la tarde?

Empieza la planificación al menos 2 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y hacer reservas. Deja las compras y la confirmación del recorrido cerradas 24 horas antes, y reserva 60 minutos para el montaje final.

¿Cuándo hay que preparar el café y los aperitivos?

Monta el punto de café y té y prepara el buffet entre 45 y 60 minutos antes de recibir a los visitantes. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y termina los aperitivos lo más cerca posible de la apertura.

¿Qué hay que comprobar antes de abrir una jornada de puertas abiertas?

Comprueba la lista de visitantes, las preferencias dietéticas, el recorrido, las sillas, las mesas, la señalización y el material técnico. Haz una prueba de sonido y de los equipos de café al menos 60 minutos antes.

¿Cuántas sillas y mesas necesito para una jornada de puertas abiertas?

Calcula una silla por visitante si habrá momentos de espera o explicación sentada, y añade un margen del 10 % cuando el espacio lo permita. Separa las mesas de recepción, buffet y café para que tres flujos —entrada, comida y circulación— no se mezclen.

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