Checklist voor een inloopavond van de gemeente

Een inloopavond van de gemeente vraagt om meer dan een zaal en een paar tafels. Bezoekers moeten snel zien waar ze zich registreren, welke informatie ze zoeken en bij wie ze terechtkunnen. Begin met de uitnodiging en aanmeldingen, leg daarna locatie, informatieverstrekkers en toegankelijkheid vast. In de laatste week draait alles om indeling, folders, techniek, naamkaartjes, catering en toegang. Met deze checklist werk je stap voor stap naar een avond waarop bezoekers zelfstandig hun weg vinden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodiging opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Informatieverstrekkers bevestigen
Toegankelijkheid controleren
Plattegrond en indeling maken
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Informatiefolders verzamelen
2 personen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Bezoekerslijst controleren
Naamkaartjes printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
Apparatuur opladen
Sleutels en toegang regelen
Zaal ventileren
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Informatiekramen opbouwen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatie klaarzetten
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Informatietafels bemannen
8 personen
Informatiepakketten uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
Presentatie begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers noteren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Informatietafels afbouwen
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Baliebord
Informatiebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakemmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen zodra de uitnodiging klaar is en verwerk reacties doorlopend. Noteer dieetwensen apart, zodat de catering niet pas op de avond zelf hoeft te worden aangepast.
Controleer de locatie minstens 2 weken vooraf op toegankelijkheid, ingang, toiletten en looproutes. Regel ook wie de sleutels heeft en hoe de zaal buiten openingstijden toegankelijk wordt.
Maak de plattegrond vóór je tafels en informatiekramen opbouwt. Reserveer een duidelijke registratiebalie bij de ingang en gebruik pijlborden vanaf de entree naar de informatiepunten.
Test beamer, laptop, microfoon en luidsprekers uiterlijk 1 dag vooraf met de bestanden die je tijdens de avond gebruikt. Laad draadloze apparatuur op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Koel dranken op de dag zelf en zet koffievoorzieningen, glazen en serveerschalen vóór openingstijd klaar. Print naamkaartjes en controleer de bezoekerslijst zodra de registratiebalie is ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gemeentelijke inloopavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, informatieverstrekkers en uitnodiging. Plan de definitieve zaalindeling, catering en techniekcontrole in de laatste 7 dagen.
Wat moet er bij de registratiebalie van een inloopavond liggen?: Zet de registratietafel bij de ingang met bezoekerslijst, naamkaartjes, baliebord en eventuele informatiepakketten. Richt de balie minstens 30 minuten voor aanvang volledig in, zodat bezoekers niet in een opbouwende zaal binnenkomen.
Hoeveel informatiekramen heb ik nodig voor een gemeentelijke inloopavond?: Plan minimaal één informatiekraam per onderwerp of projectteam dat bezoekers te woord staat. Houd tussen kramen ongeveer 1 tot 1,5 meter loopruimte vrij en wijs elk punt aan met een informatiebord.
Wanneer test je de techniek voor een inloopavond?: Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoon en luidsprekers uiterlijk de dag vóór de bijeenkomst. Doe op de avond zelf nog een korte controle van 30 minuten vóór de deuren opengaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.