Checkliste für den offenen Abend der Gemeinde
Ein offener Abend der Gemeinde braucht mehr Vorbereitung als nur Einladungen und Getränke. Anmeldungen, Ernährungswünsche, Barrierefreiheit, Informationsstände und Technik müssen rechtzeitig zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Einlass durch die wichtigsten Schritte. Besonders am Veranstaltungstag helfen klare Zuständigkeiten, beschriftete Wege und ein vollständig eingerichteter Registrierungstisch.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladung erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Location reservieren
Informationsgeber bestätigen
Barrierefreiheit prüfen
Lageplan und Aufbau erstellen
Informationsschilder vorbereiten
2 Personen
Informationsbroschüren sammeln
2 Personen
Catering bestellen
Technik testen
2 Personen
Besucherliste prüfen
Namensschilder drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Informationspakete zusammenstellen
3 Personen
Geräte aufladen
Schlüssel und Zugang organisieren
Saal lüften
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Informationsstände aufbauen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Infotische besetzen
8 Personen
Informationspakete verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Abfall sammeln
Präsentation moderieren
2 Personen
Fragen von Besuchern notieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Infotische abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Möbel zurückstellen
4 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 80
- HockerAnz. 12
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffeAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- Empfangsschild
- InfotafelnAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- TischnummernAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Reinigung
- Staubsauger
- Wischset
- PutzeimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung früh genug und erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche sowie benötigte Unterstützung. Prüfe die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Abend erneut.
- Plane den Raum nicht erst beim Aufbau: Lege Lageplan, Informationsstände, Registrierungstheke und Sitzplätze mindestens eine Woche vorher fest. So erkennst du fehlende Tische, Stühle oder Wegweiser rechtzeitig.
- Teste Beamer, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher am Veranstaltungsort mindestens einen Tag vorher gemeinsam. Lade außerdem alle Geräte vollständig auf und lege Verlängerungskabel dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
- Kühle Getränke erst nach der letzten Liefer- oder Einkaufsrunde ein und plane dafür mehrere Kühlboxen ein. Stelle Kaffee, Wasser und Geschirr so auf, dass der Empfangsbereich nicht zur Engstelle wird.
- Bereite Namensschilder, Informationspakete und Beschilderung vor dem Veranstaltungstag vor. Lüfte den Saal, richte die Registrierung ein und bringe Empfangsschild sowie Wegweiser mindestens 60 Minuten vor Einlass an.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen offenen Abend der Gemeinde planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Informationsgebern und Einladungen. Die Anmeldung sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin geöffnet sein.
- Wann sollte man die Anmeldungen für den Gemeindeabend prüfen?
- Bearbeite neue Anmeldungen laufend und prüfe die vollständige Besucherliste 3 bis 5 Tage vor dem Abend. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Ernährungswünsche und Namensschilder feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen offenen Gemeindeabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Informationsstände, Registrierung, Beschilderung und Technik ein. Eine kurze Technikprobe sollte zusätzlich am Vortag stattfinden.
- Wann sollte man Getränke und Catering für den offenen Abend bestellen?
- Bestelle Catering und besondere Ernährungsoptionen mindestens 7 bis 10 Tage vorher. Getränke und verderbliche Waren kannst du 1 bis 2 Tage vor dem Abend einkaufen und anschließend kühlen.
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