Organiser les portes ouvertes de la mairie : la checklist

Les portes ouvertes de la mairie demandent une préparation précise : les visiteurs doivent trouver facilement l’accueil, les informations et les différents services. Commencez par les invitations et les inscriptions, puis confirmez l’accessibilité, l’agencement et les personnes présentes. La veille, préparez les badges, les dossiers et le matériel technique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les stands, tester les équipements et refroidir les boissons avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Rédiger l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Confirmer les personnes chargées de l’information
Vérifier l’accessibilité
Créer le plan et l’agencement
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Rassembler les brochures d’information
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
Recharger les appareils
Organiser les clés et l’accès
Aérer la salle
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands d’information
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer la présentation
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Tenir les tables d'information
8 personnes
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Rassembler les déchets
Animer la présentation
2 personnes
Noter les questions des visiteurs
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les tables d'information
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabouretsqté 12
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneau du comptoir
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Seaux de nettoyageqté 2
Poubellesqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions plusieurs semaines avant la date prévue et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires ainsi que les éventuelles difficultés d’accès. Vous pourrez ensuite ajuster le catering et l’accueil.
Finalisez le plan de la salle au moins 3 jours à l’avance. Placez le comptoir d’inscription près de l’entrée, les panneaux indicateurs dans les zones de passage et les stands d’information de façon à ne pas bloquer les circulations.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro sans fil et les haut-parleurs la veille, puis rechargez les appareils. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires pour éviter une installation improvisée.
Imprimez les badges nominatifs et préparez les dossiers d’information avant le jour J. Gardez une liste actualisée des participants au comptoir d’inscription pour traiter rapidement les arrivées.
Prévoyez au moins 2 heures d’installation avant l’ouverture : aérez la salle, installez tables et chaises, montez les stands, préparez les boissons et vérifiez une dernière fois la signalétique et l’accès aux clés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser des portes ouvertes de la mairie ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour rédiger et envoyer les invitations, ouvrir les inscriptions et réserver les prestataires. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, finaliser l’agencement et préparer les supports.
Quand faut-il envoyer les invitations pour les portes ouvertes de la mairie ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement afin de laisser le temps de s’inscrire. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 7 jours avant la date prévue.
Quand installer la salle pour les portes ouvertes de la mairie ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Prévoyez davantage de temps si plusieurs stands, un vidéoprojecteur ou une sonorisation doivent être montés et testés.
Combien de boissons prévoir pour les portes ouvertes de la mairie ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par personne et par heure. Ajoutez une marge de 10 % et mettez les boissons au frais la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.