Inkoopdag organiseren: checklist en planning
Een inkoopdag vraagt meer voorbereiding dan alleen boodschappen doen. Je regelt vooraf deelnemers, leveranciers, ruimtes, formulieren en een programma, zodat iedereen weet waar hij moet zijn en wat er nodig is. Plan de laatste bevestigingen en de boodschappencontrole uiterlijk één werkdag vooraf. Op de dag zelf draait het om een vaste volgorde: leveringen aannemen, goederen controleren, koelproducten koud zetten en daarna de ruimtes, balies en presentatiematerialen klaarzetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Vergaderruimtes reserveren
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Leveranciersinformatie verzamelen
2 personen
Presentatieruimtes indelen
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Inkoopformulieren voorbereiden
Route en parkeren doorgeven
Aanmeldingen opnieuw bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Koelproducten koud zetten
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Inkoopmappen klaarleggen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Leveranciersbalies inrichten
4 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Leveranciers ontvangen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Hapjes bijvullen
2 personen
Inkoopvragen verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dinerbuffet uitserveren
4 personen
Servies afruimen
2 personen
Leveranciersmateriaal verzamelen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Onkosten en bonnetjes bundelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 50
- Registratietafel
- Statafelsaantal 6
- Tafelkleedaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Beameraantal 2
- Projectieschermaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Flip-oversaantal 4
- Flip-overstiftenaantal 16
- Draadloze microfoonaantal 2
- Presentatieklikkeraantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 50
- Bordenaantal 60
- Soepkommenaantal 50
- Besteksetsaantal 60
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbladenaantal 8
- Opscheptangenaantal 8
Catering
- Inkoopmappenaantal 45
- Naamkaartjesaantal 50
- Pennenaantal 60
- Notitieblokkenaantal 50
- Badgehoudersaantal 50
- Boodschappen
Decoratie
- Welkomstbord
- Bewegwijzerbordenaantal 8
- Tafelnummersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Bureaustandaardsaantal 12
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Handdoekenaantal 12
Tips
- Verzamel dieetwensen en bevestig aanmeldingen uiterlijk 2 werkdagen voor de inkoopdag. Zo kun je boodschappenlijst en catering nog aanpassen voordat je bestelt.
- Leg route, parkeren en leveranciersinformatie minimaal 3 dagen vooraf vast in de uitnodiging en inkoopmappen. Deelnemers hoeven dan niet op de ochtend zelf naar praktische informatie te zoeken.
- Test laptops, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf in de juiste presentatieruimte. Neem ook een presentatieklikker en flip-overstiften mee.
- Plan leveringen in een tijdsblok van minimaal 1 uur en wijs één persoon aan die ze aanneemt. Controleer aantallen en beschadigingen direct; zet koelproducten daarna meteen in koelboxen of koeling.
- Zet tafels, stoelen en de registratietafel eerst neer en richt daarna leveranciersbalies en statafels in. Sorteer naamkaartjes en hang bewegwijzering op voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een inkoopdag organiseren?
- Begin 3 tot 4 weken vooraf met deelnemerslijst, uitnodigingen, ruimtes en leveranciers. Rond programma, dieetwensen en bestellijsten uiterlijk 2 werkdagen voor de dag af.
- Wanneer moet ik de boodschappen voor een inkoopdag doen?
- Doe houdbare boodschappen 1 dag vooraf en plan verse of gekoelde producten zo dicht mogelijk op de starttijd. Controleer elke levering direct en zet koelproducten binnen 15 minuten koud.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een inkoopdag klaar te zetten?
- Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratietafel, leveranciersbalies en bewegwijzering. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten voor apparatuur- en presentatietests.
- Wat moet ik op de ochtend van een inkoopdag controleren?
- Controleer eerst leveringen, boodschappenlijst en aantallen, daarna koffie, water, servies en presentatieapparatuur. Plan hiervoor minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!