Checklist para organizar un Día de compras sin imprevistos
Un Día de compras necesita más coordinación que una simple jornada de presentaciones. Antes de convocar a los participantes, define el programa, confirma proveedores y recoge las preferencias dietéticas. Después tendrás que cerrar inscripciones, preparar formularios y carpetas, comprobar la compra y organizar las salas. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la planificación y las confirmaciones hasta la recepción de entregas y el montaje del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de participantes
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Reservar salas de reuniones
Definir el programa y los horarios
2 personas
Recopilar información de los proveedores
2 personas
Distribuir las salas de presentación
2 personas
Diseñar tarjetas de nombre
Preparar los formularios de compra
Indicar la ruta y el aparcamiento
Volver a confirmar inscripciones
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
Preparar carpetas de compras
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los mostradores de proveedores
4 personas
Preparar el material de presentación
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Recibir a los proveedores
2 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Reponer café y té
Reponer aperitivos
2 personas
Recopilar consultas de compras
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recoger el material de proveedores
2 personas
Despedir a los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar espacios
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver el material del proveedor
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Agrupar gastos y recibos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 50
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 6
- Mantelcant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores para pizarracant. 16
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Clic de presentacióncant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 50
- Platoscant. 60
- Tazones para sopacant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzas para servircant. 8
Catering
- Carpetas de comprascant. 45
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 50
- Portabadgescant. 50
- Compras
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Paneles de señalizacióncant. 8
- Números de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Soportes de escritoriocant. 12
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Guantes de gomacant. 6
- Toallascant. 12
Consejos
- Cierra el programa y los horarios antes de distribuir las salas: así sabrás qué proveedores presentan, cuánto dura cada bloque y qué equipos necesita cada mesa.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y vuelve a confirmar la asistencia unos días antes. Las respuestas tardías suelen afectar tanto a la compra como al servicio de comida y bebida.
- Haz la compra con tiempo suficiente para recibir y revisar las entregas antes del inicio. Comprueba cantidades y productos, y coloca inmediatamente los refrigerados en neveras o equipos de frío.
- Prepara las carpetas de compras, los formularios y las tarjetas con nombres antes del día del evento. Lleva las tarjetas clasificadas para evitar búsquedas en la mesa de registro.
- Monta primero las mesas, sillas y mostradores de proveedores; después prueba portátiles, proyector, pantalla, cables, regletas, micrófono y clic de presentación. Coloca la señalización y verifica la ruta y el aparcamiento antes de que lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de compras?
- Empieza a coordinarlo al menos 4 semanas antes para preparar la lista de participantes, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar proveedores. Reserva las salas y define el programa antes de cerrar la distribución del espacio.
- ¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones?
- Haz una primera recopilación durante el periodo de inscripción y una segunda confirmación entre 3 y 5 días antes del Día de compras. Usa esa cifra final para revisar la compra, las carpetas y la disposición de las sillas.
- ¿Cuándo se debe hacer la compra para un Día de compras?
- Realiza la compra con al menos 1 día de margen si incluye productos refrigerados o entregas de proveedores. Así puedes comprobar las compras y poner los productos refrigerados en frío antes del montaje.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior al evento?
- Comprueba la lista de la compra, las entregas, las tarjetas con nombres, los formularios, la señalización y el material de presentación. También prueba cada portátil, proyector, cable HDMI, alargador, regleta y micrófono para evitar retrasos al comenzar.
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