Journée d’achats : la checklist complète pour tout préparer

Une journée d’achats demande plus qu’une liste de participants et quelques tables. Il faut verrouiller les inscriptions, les besoins alimentaires, les fournisseurs et les salles, puis préparer les badges, les dossiers et le matériel de présentation. Les derniers jours servent surtout à contrôler les livraisons, les produits réfrigérés et l’installation. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Réserver les salles de réunion
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Recueillir les informations des fournisseurs
2 personnes
Répartir les espaces de présentation
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Préparer les bons de commande
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Reconfirmer les inscriptions
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Préparer les dossiers d’achat
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands des fournisseurs
4 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Accueillir les fournisseurs
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Collecter les questions d'achat
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Rassembler le matériel des fournisseurs
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les frais et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Nappeqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 16
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 50
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 8

Catering

Dossiers d'achatqté 45
Badges nominatifsqté 50
Stylosqté 60
Blocs-notesqté 50
Porte-badgesqté 50
Courses

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de signalisationqté 8
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 6
Présentoirs de bureauqté 12

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Serviettesqté 12

Conseils

Fixez les inscriptions définitives au moins 7 jours avant la journée. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de trier les badges et d’ajuster les commandes.
Reconfirmez les fournisseurs 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifiez leur heure d’arrivée, leurs besoins en espace et les informations à afficher sur leur stand.
Testez chaque ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et le micro sans fil la veille. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise par zone équipée.
Faites les courses et contrôlez les livraisons dès leur arrivée. Mettez immédiatement les produits réfrigérés au frais et vérifiez les quantités avant de ranger le reste.
Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour l’installation des tables, chaises, stands, panneaux et équipements. Gardez la table d’inscription près de l’entrée avec les badges classés dans l’ordre alphabétique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée d’achats ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une première date limite d’inscription à 10 jours, puis reconfirmez les participants environ 7 jours avant.
Quand confirmer les fournisseurs pour une journée d’achats ?: Confirmez chaque fournisseur 3 à 5 jours avant l’événement. Demandez son heure d’arrivée, ses besoins techniques et l’espace nécessaire pour son stand.
Combien de temps faut-il pour installer une journée d’achats ?: Prévoyez 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, les stands, la signalétique et le matériel de présentation. Ajoutez 30 minutes si plusieurs fournisseurs arrivent en même temps.
Que vérifier le jour de la livraison ?: Contrôlez les quantités et l’état des produits dès réception, puis mettez les produits réfrigérés au frais immédiatement. Faites cette vérification au moins 2 heures avant le début si les livraisons arrivent le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.