LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor de ingebruikname van een plein

Een plein officieel in gebruik nemen vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een lint. Je regelt tegelijk vergunningen, leveranciers, techniek, catering, zitplaatsen en de route naar het terrein. Begin met datum, programma en toegang; werk daarna toe naar gasten, aantallen en bestellingen. Controleer in de laatste week het weer en leg een alternatief klaar. Op de dag zelf draait alles om een korte controle van geluid, bewegwijzering, catering en spreekplek voordat de eerste gasten komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen controleren

  • Leveranciers selecteren

    2 personen

  • Catering reserveren

  • Meubilair reserveren

  • Techniek reserveren

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Pers uitnodigen

  • Sprekers bevestigen

  • Spreekteksten verzamelen

    2 personen

  • Programma afdrukken

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Definitief aantal gasten bepalen

    2 personen

  • Cateringhoeveelheden bevestigen

  • Route en toegang controleren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Alternatief bij slecht weer klaarzetten

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Programma en bewegwijzering snijden

    2 personen

  • Spreektafel voorbereiden

  • Catering controleren

    2 personen

  • Locatie inspecteren

    3 personen

  • Leveringen ontvangen

    3 personen

  • Plein schoonvegen

    4 personen

  • Afvalbakken plaatsen

    2 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Buffettafels inrichten

    3 personen

  • Dranken bij de bar zetten

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes uitpakken

    3 personen

  • Dieetgerechten apart zetten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Geluid testen

    2 personen

  • Verlichting testen

    2 personen

  • Podiumzone afzetten

    2 personen

  • Informatietafel inrichten

    2 personen

Event

  • Aanmeldbalie bemannen

    2 personen

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Openingswoord begeleiden

    2 personen

  • Toespraak technisch ondersteunen

    2 personen

  • Lintknipmoment begeleiden

    3 personen

  • Rondleiding begeleiden

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Achtergrondmuziek verzorgen

  • Afval tussentijds verwijderen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

    2 personen

  • Gasten informeren over vertrektijd

    2 personen

  • Muziek uitschakelen

Nazorg

  • Catering afbouwen

    4 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Meubilair afbreken

    5 personen

  • Tenten afbreken

    4 personen

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Plein schoonmaken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Gehuurde techniek retourneren

    2 personen

  • Overgebleven catering opslaan

    2 personen

  • Leveranciersfacturen controleren

  • Bedankberichten versturen

    2 personen

  • Foto's selecteren voor publicatie

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Buffettafelsaantal 6
  • Statafelsaantal 10
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 80
  • Spreektafel
  • Barkrukkenaantal 6
  • Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

  • Accuspeakersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaard
  • Mengpaneel
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Powerbanksaantal 4
  • Koelboxenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 180
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Theeglazenaantal 60
  • Bordenaantal 180
  • Dessertbordjesaantal 120
  • Vorkenaantal 180
  • Messenaantal 180
  • Lepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Kannenaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxen met ijsaantal 4
  • Serveerschalenaantal 20
  • Serveertangenaantal 10
  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Handschoenen voor voedselbereidingaantal 4

Decoratie

  • Gemeentevlaggenaantal 4
  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Ballonnenaantal 150
  • Lint voor openingsmoment
  • Kinderschaar
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 16
  • Fotowand
  • Programmastandaardsaantal 4

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • Ledlampenaantal 12
  • Batterijenaantal 24
  • Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

  • Bezemsetsaantal 3
  • Vuilnisgrijpersaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Dweilenaantal 4
  • Schoonmaakdoekenaantal 30
  • Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Zaklampenaantal 4
  • Afzetlintaantal 4
  • Antislipmattenaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het programma minimaal vier weken vooraf vast en bevestig daarna sprekers, spreekteksten en persuitnodigingen. Zo weet je op tijd hoeveel ruimte de spreektafel en microfoons nodig hebben.
  • Controleer vergunningen en route uiterlijk drie weken vooraf. Kijk niet alleen naar de entree, maar ook naar stroompunten, laad- en losruimte en een toegankelijke doorgang voor gasten.
  • Bepaal het definitieve aantal gasten vijf tot zeven dagen vooraf en geef cateringhoeveelheden en dieetwensen direct door. Reserveer daarbij voldoende buffettafels, statafels, klapstoelen en afvalbakken voor de verwachte drukte.
  • Test techniek en stroom op de dag zelf minstens twee uur voor aanvang. Controleer beide draadloze microfoons, de accuspeakers, het mengpaneel, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat de sprekers arriveren.
  • Zet bij een buitenevenement uiterlijk de dag ervoor een slechtweeroptie klaar. Controleer partytenten, bescherming van programma’s en bewegwijzering, en zorg dat dranken, glazen en catering droog en gekoeld blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een plein in gebruik nemen organiseren?
Leg datum en programma bij voorkeur zes tot acht weken vooraf vast. Regel vergunningen, leveranciers, catering, meubilair en techniek daarna zo snel mogelijk, zodat je in de laatste week alleen nog aantallen en details bevestigt.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven aan de catering?
Geef het definitieve aantal vijf tot zeven dagen voor de ingebruikname door. Verzamel dieetwensen in dezelfde termijn en bevestig daarna de hoeveelheden voor eten, koffie, thee, water en andere dranken.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de opbouw van de ingebruikname van een plein?
Plan minimaal twee uur voor de opbouw en techniekcontrole. Bij partytenten, veel meubilair of beperkte toegang is drie uur veiliger, zodat spreektafel, buffettafels, stoelen, afvalbakken en bewegwijzering rustig kunnen worden geplaatst.
Wat moet ik doen als het regent tijdens de ingebruikname van het plein?
Bepaal uiterlijk één dag vooraf of je partytenten gebruikt of een andere locatie inzet. Controleer daarnaast de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf en bescherm techniek, programmakaarten, catering en aansluitingen tegen vocht.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!