Checklist para organizar la puesta en uso de una plaza

La puesta en uso de una plaza combina un acto público, una recepción y bastante logística en un mismo espacio. Esta checklist te ayuda a ordenar los preparativos: primero permisos, fecha y proveedores; después invitados, programa y necesidades técnicas; al final, montaje, catering y comprobaciones. Presta atención al acceso, la electricidad, la megafonía y el tiempo: son aspectos que suelen llegar tarde a la planificación. También encontrarás los puntos que conviene cerrar cuando ya conoces el número definitivo de asistentes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar permisos
Seleccionar proveedores
2 personas
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Reservar técnica
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Invitar a la prensa
Confirmar ponentes
Recopilar los discursos
2 personas
Imprimir el programa
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
Confirmar las cantidades de catering
Comprobar la ruta y el acceso
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar una alternativa por mal tiempo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Cortar el programa y la señalización
2 personas
Preparar la mesa de ponentes
Comprobar el catering
2 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Barrer la plaza
4 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colocar las bebidas en el bar
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Desembalar los aperitivos
3 personas
Separar los platos para dietas especiales
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Delimitar la zona del escenario
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas

Evento

Atender el mostrador de inscripciones
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el discurso de apertura
2 personas
Dar soporte técnico al discurso
2 personas
Guiar el momento del corte de cinta
3 personas
Guiar la visita
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Organizar la música de fondo
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Informar a los invitados sobre la hora de salida
2 personas
Apagar la música

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la plaza
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Comprobar las facturas de proveedores
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Seleccionar fotos para publicar

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de buffetcant. 6
Mesas altascant. 10
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces con bateríacant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras con hielocant. 4
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Guantes para la preparación de alimentoscant. 4

Decoración

Banderas del municipiocant. 4
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Cinta para el momento de inauguración
Tijeras para niños
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 16
Photowall
Atriles para programascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24
Alfombrillas para cablescant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 3
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el programa antes de reservar servicios. Deja al menos 4 semanas para comprobar autorizaciones, accesos y posibles restricciones de la plaza.
Confirma el número definitivo de invitados entre 5 y 7 días antes. Con esa cifra puedes ajustar el catering, las mesas de buffet, las sillas, la vajilla y las bebidas sin comprar a ciegas.
Revisa la ruta de acceso el día anterior y comprueba dónde descargar el mobiliario y la técnica. Si hay carpas, mesas o altavoces con batería, define quién los recibe y a qué hora.
Haz una prueba de sonido con los micrófonos inalámbricos y los altavoces al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también cables alargadores, regletas y baterías externas.
No dejes el plan de lluvia para el último momento: decide una alternativa como mínimo 48 horas antes, cuando ya puedas valorar el pronóstico. Enfría las bebidas y revisa el catering durante las 2 horas previas al inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar la puesta en uso de una plaza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, revisar permisos y reservar catering, mobiliario y técnica. Deja la última semana para confirmar invitados, cantidades y accesos.
¿Cuándo hay que confirmar el catering para una puesta en uso de una plaza?: Confirma las cantidades definitivas entre 5 y 7 días antes, cuando hayas cerrado las inscripciones y las preferencias dietéticas. El día del acto, comprueba la entrega y la presentación al menos 2 horas antes.
¿Qué hacer si llueve durante la puesta en uso de una plaza?: Prepara una alternativa 48 horas antes y confirma quién toma la decisión y cómo se informa a invitados y proveedores. Revisa que carpas, mesas, técnica y acceso sean compatibles con ese plan.
¿Cuándo se prepara la megafonía y la mesa de ponentes?: Monta la mesa de oradores y la técnica entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Reserva tiempo para probar micrófonos, altavoces, conexiones y el orden de los discursos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.