Mise en service de la place : la checklist complète

Une mise en service de la place demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut verrouiller les autorisations, les prestataires, les invitations et les besoins techniques avant de confirmer le nombre d’invités. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au contrôle du catering, des boissons et de la signalétique le jour J. Elle couvre aussi les oublis fréquents : accès, météo, alimentation et solution de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Inviter la presse
Confirmer les intervenants
Rassembler les textes de présentation
2 personnes
Imprimer le programme
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Confirmer les quantités de traiteur
Vérifier le trajet et l’accès
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir une alternative en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Découper le programme et la signalétique
2 personnes
Préparer la table de prise de parole
Vérifier le catering
2 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Balayer la place
4 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au bar
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Déballer les amuse-bouches
3 personnes
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le son
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Balisage de la zone de scène
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique du discours
2 personnes
Animer la coupe du ruban
3 personnes
Animer la visite guidée
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Assurer la musique d’ambiance
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Informer les invités de l’heure de départ
2 personnes
Couper la musique

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
Sélectionner les photos pour publication

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 10
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacières avec de la glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Gants pour la préparation alimentaireqté 4

Décoration

Drapeaux de la communeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour la cérémonie d'ouverture
Ciseaux pour enfants
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 16
Mur photo
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et les autorisations avant de réserver le catering, le mobilier ou la technique. Gardez une marge d’au moins deux semaines pour corriger un refus ou une demande administrative.
Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires avant de fixer le nombre final d’invités. Reconfirmez ensuite les quantités au traiteur, plutôt que de commander sur une estimation.
Vérifiez le trajet et l’accès avec les fournisseurs avant leur venue. Les tentes, tables, chaises et équipements audio nécessitent un accès dégagé et un emplacement défini, surtout si le montage commence le matin même.
Préparez un plan B météo avant de consulter les prévisions. Les tentes de réception, la technique sur batterie et la disposition des tables doivent être compatibles avec cette alternative, pas seulement avec le scénario prévu.
Contrôlez le matériel la veille : microphones, enceintes, rallonges, multiprises, glacières, vaisselle et machines à café. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez séparément la table de prise de parole, le programme et la signalétique.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une mise en service de la place ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre final d’invités au traiteur ?: Confirmez le nombre final entre 7 et 10 jours avant la mise en service. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les dernières contraintes alimentaires et d’ajuster les quantités sans commande précipitée.
Que faut-il prévoir en cas de pluie pour une mise en service de la place ?: Préparez une alternative au moins 2 semaines à l’avance : emplacement couvert, tentes de réception ou adaptation du programme. Vérifiez aussi que le mobilier, les prises et le matériel audio peuvent être déplacés rapidement.
Quand vérifier le matériel audio et les boissons ?: Faites un contrôle complet la veille, puis un test des microphones et des enceintes le jour même avant l’arrivée des invités. Refroidissez les boissons au minimum quelques heures à l’avance et vérifiez les glacières avec de la glace avant l’ouverture.

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