Platz in Betrieb nehmen: die praktische Checkliste

Bei der Inbetriebnahme eines Platzes müssen Programm, Genehmigungen, Ausstattung und Versorgung gleichzeitig zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ablauf und Zugang, bevor du Catering, Mobiliar und Technik fest buchst. Später folgen Einladungen, Anmeldungen und die endgültige Gästezahl. Am Veranstaltungstag selbst zählen gekühlte Getränke, getestete Mikrofone, gut sichtbare Beschilderung und eine einsatzbereite Wetteralternative. Diese Checkliste führt dich in der Reihenfolge durch die nötigen Vorbereitungen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Lieferanten auswählen
2 Personen
Catering reservieren
Möbel reservieren
Technik reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Presse einladen
Referenten bestätigen
Redetexte sammeln
2 Personen
Programm drucken
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästezahl festlegen
2 Personen
Cateringmengen bestätigen
Route und Zugang prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternative für schlechtes Wetter bereitstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Programm und Beschilderung schneiden
2 Personen
Redetisch vorbereiten
Catering prüfen
2 Personen
Location inspizieren
3 Personen
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
Platz fegen
4 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränke an die Bar stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Snacks auspacken
3 Personen
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Ton testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Bereich um die Bühne absperren
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen

Event

Anmeldeschalter besetzen
2 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
Technische Unterstützung der Rede
2 Personen
Banddurchschnitt begleiten
3 Personen
Führung begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Hintergrundmusik bereitstellen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Gäste über die Abfahrtszeit informieren
2 Personen
Musik ausschalten

Nachbereitung

Catering abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Möbel abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Platz reinigen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Lieferantenrechnungen prüfen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Fotos für die Veröffentlichung auswählen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BuffetischeAnz. 6
StehtischeAnz. 10
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
Rednertisch
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Akku-LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 60
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KannenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
Kühlboxen mit EisAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
Handschuhe für die Zubereitung von SpeisenAnz. 4

Dekoration

GemeindeflaggenAnz. 4
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
Band für den Eröffnungsakt
Kinderschere
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 16
Fotowand
ProgrammständerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24
KabelmattenAnz. 8

Reinigung

BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Zufahrt mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, wo Lieferanten entladen und wann sie auf- oder abbauen dürfen.
Bestätige Cateringmengen erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne mit der endgültigen Gästezahl und übermittle Ernährungswünsche gesammelt, damit am Veranstaltungstag nichts nachbestellt werden muss.
Teste Akku-Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Halte Powerbanks bereit, weil Technik beim Aufbau oft länger läuft als geplant.
Plane die Ausgabe von Getränken und Kaffee getrennt. Kühle Getränke am Vorabend, stelle Kühlboxen mit Eis bereit und fülle Thermoskannen erst kurz vor Beginn.
Drucke Programm und Wegweiser am Vortag und bringe sie vor dem Eintreffen der Gäste an. Kontrolliere außerdem Rednertisch, Mikrofonständer, Abfallbehälter und die Schlechtwetteralternative.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Platz für eine Veranstaltung organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Genehmigungen und Lieferanten. Catering, Mobiliar und Technik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?: Lege die endgültige Gästezahl etwa 7 Tage vor der Veranstaltung fest. Bestätige danach Cateringmengen und übermittle alle Ernährungswünsche gesammelt an den Anbieter.
Was muss ich am Tag vor der Inbetriebnahme erledigen?: Kühle Getränke, prüfe Einkaufsliste und Catering, schneide Programm und Beschilderung und teste die komplette Tontechnik. Plane dafür mindestens 2 bis 3 Stunden ein, zusätzlich zur Aufbauzeit.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Platzes?: Plane für Mobiliar, Zelte, Technik, Beschilderung und Catering mindestens 3 Stunden ein. Bei mehreren Lieferanten oder einer Wetteralternative solltest du 4 bis 5 Stunden vor Beginn zugänglich sein.

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