Wat heb je nodig voor een informatiedag?

Een informatiedag vraagt om meer dan stoelen, koffie en een presentatie. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, routing, informatiepunten, presentaties en korte pauzes. Denk vooraf aan kabels, naamkaartjes, folderrekken en voldoende thermoskannen: juist die zaken worden vaak pas op de ochtend zelf gemist. Gebruik de boodschappenlijst als basis en stem aantallen af op het verwachte bezoekersaantal, het aantal ruimtes en de lengte van het programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Folderrekkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenbundelsaantal 8
Rolbannersaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 10
Kleefgumaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 2
Drankdispensersaantal 4
Dienbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Suikerbakjesaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Koelelementenaantal 16
Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Appelsap - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 6 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Mini-afbakbroodjes - 160 stuks
- Roomboter - 4 pakken
- Jonge kaas - 3 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Kruidenboter - 8 kuipjes
- Komkommers - 10 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 60 stuks
- Naturelchips - 10 zakken
- Paprikachips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Zoute stengels - 8 zakken
- Rijstwafels - 8 pakken
- Koekjes - 12 pakken
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Mini-muffins - 160 stuks
- Roomboterkoekjes - 8 pakken
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Sambal - 1 pot
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 bus
- Paprikapoeder - 1 bus
- Knoflookpoeder - 1 bus
- Servetten - 600 stuks
- Papieren bekers - 200 stuks
- Houten roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Bakpapier - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen
- Voedselcontainers - 20 stuks
- Etiketten - 2 pakken
- Allroundreiniger - 3 flessen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Glansspoelmiddel - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Nitrilhandschoenen - 3 dozen
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Toiletverfrisser - 4 stuks

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handdesinfectiehoudersaantal 6

Registratie

Registratiebalie
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Notitieblokkenaantal 120
Kaartbakkenaantal 4

Informatie

Informatiefoldersaantal 500
Programmaflyersaantal 150
Enquêtesaantal 120
Pennenbakjesaantal 8
Presentatiestandaardsaantal 12
Plakbandaantal 6
Schrijfstiftenaantal 24

Tips

Reken voor de ontvangst op één naamkaartje en één programma per aangemelde bezoeker, plus ongeveer 10% extra. Leg schrijfmateriaal en de aanmeldlijst klaar voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Plan per presentatieruimte minimaal één laptop, projector, projectiescherm en HDMI-kabel. Neem per ruimte ook een verlengkabel en stekkerdoos mee; aansluitingen zitten zelden precies naast de presentatietafel.
Zet voor een informatiedag met meerdere stands minstens één folderrek per informatiepunt klaar. Gebruik afzetpalen of kledingrekken alleen waar ze de looproute duidelijker maken, niet als losse obstakels bij de ingang.
Voor koffie en thee is één koffiekopje per verwachte bezoeker plus 10% reserve een praktisch uitgangspunt. Zet daarnaast meerdere thermoskannen klaar, zodat bezoekers niet allemaal bij één koffiepunt hoeven te wachten.
Maak hapjes en dranken pas definitief nadat dieetwensen zijn verzameld. Houd voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon aan en zorg dat glazen, borden, besteksets en serveertangen vóór de pauze op hun plek liggen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een informatiedag?: Neem naast tafels en stoelen ook presentatietechniek, naamkaartjes, programma's, informatieborden en folderrekken mee. Per presentatieruimte heb je minimaal een laptop, projector, scherm, HDMI-kabel, verlengkabel en stekkerdoos nodig.
Hoeveel koffie en drank heb ik nodig voor een informatiedag?: Reken voor het eerste uur op ongeveer twee tot drie drankjes per persoon. Voor koffie en thee is één kopje per bezoeker plus 10% reserve een bruikbare richtlijn; verdeel de voorraad over meerdere koffiekannen of thermoskannen.
Hoeveel naamkaartjes en programma's moet ik drukken?: Druk voor iedere aangemelde bezoeker één naamkaartje en één programma. Neem ongeveer 10% extra mee voor late aanmeldingen, beschadigde kaartjes en bezoekers die zonder bevestiging komen.
Wanneer moet ik de spullen voor een informatiedag regelen?: Reserveer ruimtes en presentatietechniek zodra het programma vorm krijgt, bij voorkeur minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Bestel catering en drukwerk nadat het programma en de aanmeldingen zijn bijgewerkt, en controleer alle materialen uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.